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Gestion du temps : les bases de chez base

1 janvier 2010

Lien : http://www.organisons-nous.com/gestion-du-temps-les-bases

La gestion du temps se résume principalement (mais ce n’est pas que ça) à la planification.

Le matériel nécessaire pour gérer son temps

Il faut un peu de matériel :

► un système classé par dates :

un agenda, ou un calendrier, ou un système électronique.

► un calepin à feuilles mobiles :

Avant de trouver les petits carnets Atoma (impossible de trouver une photo, faudra que j’en prenne moi-même), j’utilisais un carnet à spirales que je glissais dans la poche arrière de mon pantalon.  Les spirales se prenaient dans le tissus, pas cool.

Mon carnet Atoma n’a pas cet inconvénient, les anneaux sont au-dessus plutôt que sur le côté, et je peux changer les pages de place puisqu’elle sont repositionnables.

Qu’est-ce que j’y mets ? Tout.  Ça remplace les post-its qu’on colle partout, les petits papiers sur lesquels on note les n° de téléphone, ou les dates de rendez-vous, les listes de courses, tous les trucs auxquels il faut penser

L’agenda

Pour ma part, pendant de longues années, j’ai utilisé avec bonheur un énorme agenda Exatime à recharges, une page par jour.  J’avais même une perforatrice pour y ajouter tous les petits papiers qu’on vous donne partout, pour les rendez-vous chez le dentiste par exemple.  Je l’avais toujours avec moi.

Pourquoi j’ai mis fin à ce système d’agenda que je trouvais pourtant très performant ? A cause du poids ! Mon agenda pesait 1.200 kg… et m’obligeait à me promener avec un sac, ce que je déteste.

Cependant, je reviendrai sur la façon dont j’utilisais mon agenda, car j’étais arrivée à un bon niveau de performance avec lui.

Le calendrier

J’ai un calendrier dans la cuisine.  Il me permet d’avoir une vue d’ensemble de la semaine et des délais entre les jours. Je m’en sers pour planifier les projets qui se déroulent sur plusieurs semaines, et quand je dois noter un rendez-vous alors que l’ordinateur n’est pas allumé.  De temps en temps, il faut reporter les notes du calendrier vers l’agenda électronique mais ce n’est pas encore trop lourd.

Le système électronique

J’ai cherché des mois, voire des années un agenda électronique qui me satisfasse.  J’ai testé Outlook, Google Calendar, des extensions pour Thunderbird (mon client messagerie)….  je me suis finalement décidée pour ReminderFox pour gérer mon agenda électronique.  Il s’agit d’une extension Firefox.

Les pense-bêtes et tâches à effectuer s’affichent toutes les heures sous forme d’une petite fenêtre jaune dans le coin inférieur droit du navigateur, pratique pour les concepteurs de sites comme moi qui ont toujours une session Firefox ouverte.

J’y note d’ailleurs immédiatement de penser à écrire un article entier sur le sujet…

La base de la gestion du temps

La base de la gestion du temps, c’est une liste de choses à faire.

Elle est alimentée par :

  • votre agenda / calendrier / système électronique, bref l’outil dans lequel vous notez les tâches qui ont une échéance ainsi que les rendez-vous
  • les notes du calepin
  • vos objectifs et projets à long terme

Mise en route

Sur un support quelconque, papier ou électronique, à un moment qui vous convient – par exemple la veille au soir, ou le matin avant de commencer la journée – , vous prenez votre agenda et voyez ce que vous devez faire sur la journée.

Exemple

Je vais prendre comme exemple lundi prochain, jour de travail.
A la date du 5 janvier, comme tâches qui doivent être faites ce jour-là, j’ai
  • à 14h00, une réunion professionnelle
  • le démontage d’une expo
Les jours précédents, il y a un certain nombre de choses que je n’ai pas eu le temps de faire et que je reporte donc :
  • écrire une lettre de rappel
  • la composition d’un dépliant
Et enfin, ce qui doit être fait ASAP (As Soon As Possible)
  • téléphoner pour réserver une salle à certaines dates
Voilà pour l’agenda (déjà 5 tâches).  Je passe à mon calepin et à mon courrier électronique (il arrive à mon mari de m’envoyer un email – nous travaillons ensemble, dans le même bureau ce qui fait hurler de rire mon père mais c’est un très bon système : c’est pour ne pas m’interrompre dans une tâche).
J’y trouve :
  • la lecture d’un article
  • la promesse que j’ai faite de restituer un livre emprunté
  • je dois installer un nouveau compte e-mail partagé sur les quatre ordinateurs que nous employons

Enfin, vu la date, il faut que je pense à ajouter dans les mallettes des enfants des cartes de voeux pour les enseignantes.

Ca fait pas mal de choses, auxquelles s’ajoutent les tâches routinières, donc on va s’arrêter là.

Les priorités

Il s’agit d’attribuer une importance à ces tâches. Évidemment, pour ce qui doit être réalisé le jour même, on ne se pose même pas la question…

Reste :

  • l’article à lire
  • le livre emprunté
  • le compte e-mail à installer
  • le coup de fil pour réserver la salle
  • la lettre de rappel et
  • le dépliant

Personnellement, pour décider quelles tâches je privilégierai, je regarde si elles ont des implications.

Par exemple, tant que je n’aurai pas fait la composition du dépliant, je ne pourrai pas l’envoyer à l’impression, ce qui retardera la publicité de l’activité à promouvoir dans le dit dépliant.  Ce n’est pas une priorité absolue mais ce serait bien que ce soit fait, je lui donne un « B ».

Tant que je n’aurai pas réservé la salle, je ne pourrai en disposer et en outre, le risque qu’elle soit occupée aux dates que je souhaite existe et augmente avec le temps.  Donc ici, clairement c’est une priorité absolue.  On lui met un « A », il faut qu’elle soit faite lundi.

Je pourrai toujours ré-emprunter le livre, je n’ai qu’à prendre ses références (A) mais si j’ai le temps, je noterai également sa table des matières (priorité « C » : on peut s’en passer).

La lettre de rappel. Ca c’est un problème : il s’agit d’envoyer un rappel à un service public qui ne s’est pas donné la peine de répondre à un recommandé du 23/11 ! Il y a donc une décision à prendre auparavant (qu’est-ce qu’on fait).  La tâche devient : discuter avec mon mari pour savoir quoi faire. Et un truc qui aurait du prendre cinq minutes devient tout de suite plus lourd.
L’article à lire et la configuration des adresses email peuvent attendre, ce sont des priorités « C ».

Euh…. on n’avait pas parlé de projets à long terme à un moment ?

Si, si, tout à fait : mais les projets à long terme se décomposent en petites tâches et ici, l’article à lire fait partie de mon objectif permanent « rester performante dans mon boulot » tandis que la configuration de l’adresse email fait partie de celui intitulé « améliorer l’organisation du travail administratif » qui lui-même se décompose en sous-projet « gérer efficacement le courrier »…

Écrire cet article m’a pris une demi-heure, si vous l’avez trouvé intéressant, merci de me laisser un commentaire.  Si vous avez quelque chose à ajouter, une suggestion, ou une proposition de thème à traiter, laissez-moi aussi un commentaire.  Merci !

8 commentaires leave one →
  1. 1 janvier 2010 20 h 34 mi

    Héhé, sympa tout ça ! Mais le lundi prochain, c’est le 4, pas le 5 : une erreur de ReminderFox ? ^^ 🙂

  2. 2 janvier 2010 10 h 06 mi

    Non, du calendrier Windows, oublié de changer l’année de 2009 à 2010 pour voir quel jour tombait le lundi 😉

  3. 10 janvier 2010 8 h 50 mi

    Voilà des questions que je me suis longtemps posées. et merci pour vos réponses.
    Indépendamment de la gestion de mes journées, l’outil que j’ai choisi est google calendar.
    J’ai essayé aussi des extentions pour Thunderbird ou outlook. Le probléme était l’accès à distance et le partage avec d’autres membres de mon équipe.
    Notre asbl n’a pas les moyens d’investir dans un serveur exchange.
    J’ai trouvé mon bonheur dans google calendar car il réuni s’est qualité.
    Il est possible de créer plusieurs agenda (enfant, couple, boulot, …) et de les partager avec les personnes concernées.
    j’y ai accès sur n’importe qu’elle poste en lecture et écriture( boulot, maison, amis, ou smartphone). les rdv sont rappelés par sms, très pratique pour moi!
    Mon équipe, mon épouse peut le consulter en temps réel et moi j’ai accès à leur agenda. Il y a un to do list mais pas pratique du tout.
    Certain agenda peuvent être publié sur une page web.
    Pour les priorités, je pense que je vais me mettre à votre méthode. Bonne continuation.

    • 10 janvier 2010 16 h 14 mi

      Bonjour et merci d’être passé. Reminder Fox et Calendar sont tout-à-fait complémentaires et je me propose d’ailleurs de documenter l’utilisation que je fais des deux ensemble. Revenez sur le blog !

  4. 7 mars 2011 15 h 51 mi

    J’ai trouvé l’article intéressant, comme plein d’autres sur votre blog, alors je le dis!

  5. Nabil permalink
    24 décembre 2011 0 h 20 mi

    Bonjour tout le monde.
    je viens juste de trouver ce site très passionnant, je suis en train de lire pendant presque 3 heures et ça devient de + en + intéressant. Je vous remercie pour tout ce travaille offert pour le développement de l’humanité.
    De mon côté pour la gestion du temps, des tâches et des calendriers etc. j’utilise depuis presque 2 ans l’application « Pocket informant », sur Iphone et Ipad, je pense que c’est ce qu’il y a de mieux pour gérer les taches, les dossiers les contextes et pouvoir paramétrer et synchroniser en utilisant toodledo.

    • 21 janvier 2012 14 h 53 mi

      Merci pour le commentaire ! Je devrais remettre cet article à jour car il date maintenant un peu et j’ai changé certaines de mes façons de faire.
      J’utilise un smartphone Nokia dont malheureusement Pocket informant n’est pas disponible et je ne pourrai le tester. Merci cependant pour l’info, qui intéressera sans doute certains lecteurs.
      J’espère vous compter parmi les fans de l’organisation sur facebook

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