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La « todo list » : les couacs

5 janvier 2010
Liste de choses à faire

Liste de choses à faire

Lien : http://www.organisons-nous.com/la-todo-list-les-couacs

Avoir une liste de choses à faire, c’est bien. L’alimenter intelligemment, c’est très bien. S’y référer, c’est encore mieux.  Mais le système de la « todo list » peut avoir ses limites.  Démonstration avec le bilan de cette journée de reprise du boulot…

Dans le tout premier article de ce blog dédié à l’organisation (gestion du temps : les bases), j’avais donné comme exemple la liste des choses que j’avais prévues de faire ce lundi 4 janvier.  Il s’agissait donc :

  • de passer un coup de fil pour réserver une salle (priorité absolue, « A »)
  • d’écrire une lettre de rappel ou plutôt de prendre une décision à ce sujet
  • de composer un dépliant (priorité B)
  • d’un article à lire (priorité C)
  • de finir un livre emprunté (priorité C)
  • de comptes e-mail à installer (priorité C)

outre des engagements fixes pris pour la date, en l’occurrence :

  • une réunion professionnelle à 14h00
  • et une expo à démonter le matin

outre évidemment les tâches habituelles (préparer à manger, conduire la petite chez le kiné, etc.)… et les imprévus comme par exemple passer au supermarché d’urgence racheter du papier WC.

Fin de la journée et bilan de celle-ci :

  • Mon fils a été malade et a vomi partout pendant la nuit, nettoyage imprévu et indispensable à caser
  • L’état des routes nous a obligés à un gros détour pour conduire les enfants à l’école, résutat : une demi-heure de retard sur le planning
  • Donc, nous avons raté l’opportunité d’arriver au supermarché à l’ouverture.
  • Par contre, l’expo a été démontée en une heure, un record absolu !
  • Ce qui nous  a incités à repasser par le supermarché, mais à l’heure de pointe.
  • J’ai quand même plus ou moins terminé le bouquin à rendre, en partie ce week-end en faisant semblant de regarder des dessins animés avec les enfants
  • Mais au détriment de la préparation de ma réunion ce qui est l’erreur absolue (au point que j’aurai l’occasion d’en reparler, et longuement)
  • Pour installer les comptes mails, j’ai d’abord dû installer Thunderbird sur le portable (ce qui m’a permis de télécharger la version 3)
  • mais l’école a téléphoné pour m’annoncer que mon fils vomissait partout et qu’il fallait le reprendre (à 13h28, pour être précise). Pourtant il semblait aller bien, le matin.
  • Heureusement mon mari a abandonné ses tâches en cours pour aller récupérer le gamin, ce qui m’a permis de me consacrer à ma réunion.  Laquelle a duré trois heures au lieu d’une (notamment faute de préparation).

Donc les imprévus, comme leur nom l’indique, compromettent gravement le bon déroulement de la journée, si organisée soit-elle.

Mais pourquoi tu l’as pas fait ?

Je dois téléphoner

Je dois téléphoner

Ma priorité « A » – téléphoner pour réserver la salle – n’a pas été réalisée.
Et quand cela arrive, il est intéressant de se demander « pourquoi ? ».  Si la réponse ne vous saute pas aux yeux, il est utile de vous ‘imaginer en train d’accomplir la tâche en question.

En l’occurrence, dans mon cas, je me vois composer le numéro, attendre (longtemps) pour finalement parler à un interlocuteur désagréable qui de surcroît a une voix assez peu audible.  Engageant, n’est-ce pas ? Manque de motivation pour cette corvée, tout simplement.

Troisième raison que j’ai identifiée à ce jour pour ne pas barrer tous les points de la liste de chose à faire, c’est ne pas se rappeler l’utilité de la tâche en question.  Et ici, je n’ai pas encore de solution, sauf de me dire « ne te pose pas de questions, fais-le ! »

Pour conclure sur le bilan de la liste de choses à faire

Lorsque les tâches à priorité B et C n’ont pas été faites, c’est pas grave, on les reporte au lendemain (ou un autre jour).  Mais pour les tâches à priorité absolue (A), il faut vraiment chercher la raison :

  • C’est une corvée, j’ai vraiment pas envie
  • Trop de trucs me sont « tombés dessus », j’ai pas eu le temps
  • Pourquoi ai-je mis ça sur ma liste ? je n’en voyais plus l’utilité

Bon, je connais des solutions pour que le travail à faire soit quand même fait et bien entendu, je vous les livrerai mais en attendant, voyez-vous d’autres raisons de laisser tomber  ? Merci pour vos réactions !

Crédit Photo « Girl on the phone » de Xenïa Antunes journaliste, photographe et artiste, sous licence CC

3 commentaires leave one →
  1. 8 janvier 2010 22 h 28 mi

    Je ne sais pas si tu lis l’anglais, mais voici un blogueur qui n’est pas d’accord avec ta méthode des prioritées 😉

    http://www.aaronsw.com/weblog/doitnow

  2. Michael Faille permalink
    19 février 2011 21 h 16 mi

    La « todo list » n’est pour moi valide que pour les tâches prioritaires à cour terme dont on ne fait pas intuitivement.

    Dans mon cas ce qui est intuitif c’est:
    – les corvées (faut les faire a un certain moment en autant qu’ils sont fait au bon moment 😉 )
    – la gestion du courriel (10 min le matin, 10 min le soir). Si c’est plus long à cause d’un réponce qu’il faut faire, ce demander si la réponse doit être faite a cour terme. Si oui, es-ce qu’elle peut se faire rapidement (~5 min max). Si non (pour tous les autres si oui), l’insérer dans sa tout do list (court terme) ou son agenda.
    – bien manger, faire du sport , les pauses (super important!; source de motivation pour les corvées)

    Pour les tâches à faire a moyen et long terme. J’utilise n’importe quel produit numérique compatible avec les standards suivant:
    http://fr.wikipedia.org/wiki/CalDAV : stockage de calendrier, tâches.
    http://fr.wikipedia.org/wiki/SyncML : synchronisation des tâches/calendrier/contact en appareil numérique (smartphone, pda, pc).
    Suivre les standard numériques est plus intéressant que de suivre un produit puisque personne (je crois…) ne veut être à la merci d’une compagnie pour gérer ça vie!

    Les outils qui gère des calendriers doivent avoir comme fonctionnalité l’alerte d’une tâche a faire dont on peu choisir à quel moment on nous alerte.

    Google calendar, dans le cadre du paradigme que je viens d’expliquer, est un exemple de solution informatique convenable pour stocker les informations de son agenda dans des formats accessibles (fonctionnalité critique!).

    Pour analyser/gérer des projets complexes (peu importe leurs natures..), j’utilise le mind mapping comme outil.
    – définition: http://fr.wikipedia.org/wiki/Carte_heuristique)
    – l’outil: freemind (http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page) ou xmind (http://www.xmind.net/)

    Dans le cadre de gros projet, j’utilise une to do list meme si les tâches peuvent être fait à cour et long terme.
    J’utilise dans ce cas, taskcoach (http://www.taskcoach.org). C’est un outil synchronisable avec le standard syncml (dont j’avais mentionné plus haut). Aussi, il permet la gestion de multiple projet complexes par flexibilités même si il est peut groumant en ressource. Son interface est d’ailleurs très flexible.

    Mon 2 cents.
    Michael Faille
    http://ca.linkedin.com/in/michaelfaille

  3. 26 février 2011 18 h 03 mi

    Merci Michaël, Françoise, me voilà avec un peu (beaucoup) de lecture 🙂

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