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Des dossiers bien alignés

15 janvier 2010

Article précédent : Les papiers : face ou pile ?.

Le problème avec les piles de dossier ?

Le problème principal de la pile tient à la gravité. D’une part, pour prendre le dossier du bas de la pile, vous devez soulever les autres; d’autre part, il peut arriver que les dossiers tombent (d’où l’importance des rabats : au moins le dossier tombe en entier !).

Qu’est-ce qui peut avantageusement remplacer la pile de doss iers ?

L’élément de réponse se trouvait déjà dans l’article.  Ce sont des dossiers alignés, c’est-à-dire placer les dossiers les uns à côté des autres.  C’est possible avec les fardes à trois rabats que j’utilise.

dossiers alignés et bien classés

dossiers alignés et bien classés

Les avantages ?

  • En principe, aucun dossier ne doit en éclipser un autre : ni en passant devant, ni en étant au-dessus. Tous les dossiers doivent être visibles.
  • Les étiquettes devraient être bien lisibles
  • On peut les regrouper avec des range-revues. C’est le système que j’étudiais au moment de la rédaction de l’article sur les papiers. Ca marche bien.
  • Le classement alphabétique (ou autre) est possible
  • Par rapport aux dossiers suspendus (je m’étonne d’ailleurs de ne pas avoir trouvé trace de cette suggestion dans les commentaires), il ne faut pas de matériel (armoires ou tiroirs spéciaux, étiquettes, …) sophistiqué donc cher (je viens de consulter la référence de dossiers suspendus économiques vendus par carton de 25 pièces au prix de 42,00 €).
  • Comme ils sont en carton, les étiquettes collent bien, et on peut y écrire n’importe quoi n’importe comment n’importe où.

Et les dossiers suspendus ?

En fait, je hais les systèmes de dossiers suspendus.  C’est cher, difficile à installer, si par malheur la pochette de dossiers tombe ou se déchire, tout se répand dans l’armoire, il est quasiment impossible de placer les étiquettes dans les porte-étiquettes prévus à cet effet, etc.

dossiers suspendus

dossiers suspendus

Et il est extrêmement aisé de glisser un document dans le mauvais dossier, surtout avec le système à tiroirs.

Le système de fardes que j’ai adopté me satisfait.  Mon mari est un fanatique des classeurs, les deux peuvent cohabiter.  Moi je n’aime pas les classeurs : toujours trop gros au départ, il faut une perforatrice ou des pochettes pour y insérer les documents, etc.  Je m’en sers dans un seul cas.

Et vous, quel système de classement avez-vous adopté, que ce soit au bureau ou à la maison ? Quels avantages et inconvénients trouvez-vous à votre rangement de papiers ?

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3 commentaires leave one →
  1. alain permalink
    23 janvier 2010 13 h 30 mi

    Après avoir essayé plusieurs méthodes et systèmes, j’ai opté pour le système suivant :
    – Meubles : Bibliothèque H 2m, L 40 cm, P 25 cm (par assemblage par vis de plaques de pin lamellées collées vendues dans le commerce)
    Avec ces dimensions, un classeur tient toujours droit.
    Sur les étagères:
    – dans boîte verticale à magazines, pochettes plastiques (à coin ouvert), , pour ce qui relève d’une organisation mobile (loisirs, offres commerciales, …)
    – dans classeur, pochettes plastiques et feuilles mobiles perforées (pour ce qui relève d’une organisation fixe -thématique, chronologique- comme la gestion, les historiques, les connaissances, …)
    – chemise carton à rabats avec élastique : pour ce qui est rarement ouvert,
    Etiquetage :
    – le tout avec un étiquetage de type « papier + feutre noir + collage au ruban adhésif » : il faut que cela aille vite, sans induire d’achats spécifiques.
    – tous les titres et sous titres des classeurs, boîtes, chemises, sont repris dans un fichier Excel, dans lequel apparaissent les caractéristiques essentielles ou dynamiques des données (dates limites, date de destruction, date de dénonciation de contrat, …, et les caractéristiques intrinsèques : à garder tjrs, 20 ans, 10 ans, etc…, confidentiel, …)

  2. 23 janvier 2010 14 h 25 mi

    Waouw ! Impressionnant.

    Je trouve pour ma part les fardes à rabats plus aisées à manipuler que les classeurs, mais c’est bien entendu un choix personnel.

    Le système du fichier Excel avec les délais de conservation me semble vraiment intéressant : et en plus on peut certainement y ajouter, une fois le dossier remisé au grenier, la date et l’emplacement de l’archivage … A essayer !
    Merci pour le partage.

Trackbacks

  1. Les papiers : comment les classer ? (partie 2) « Organisons-nous

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