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Le désordre : les papiers (partie 1)

15 janvier 2010

Lien : http://www.organisons-nous.com/le-desordre-les-papiers-1

Les papiers sont source de beaucoup de contrariétés et d’interrogations, et pourtant il n’y a que trois choses que l’on puisse faire avec :

  1. les jeter
  2. s’en occuper
  3. les mettre temporairement de côté.

1. La question est de déterminer quels papiers ont vraiment de la valeur, quelle valeur, et pendant combien de temps.  Les publicités que vous n’avez pas sollicitées, les tickets de caisse que vous ne garderez pas, la plupart des coloriages des enfants, les post-its qui ont terminé leur office …  direction corbeille à papiers.

2. Si on le garde  : quel est le sort à réserver à ce document ? Faut-il le classer pour constituer un dossier, y répondre si c’est un courrier, en discuter avec  une autre personne, que faut-il faire avec ?

3. Puisqu’on choisit de conserver ce papier, où va-t-on le mettre le temps de s’en occuper ou en attendant de s’en occuper ? Ou après s’en être occupé (archivage).

L’idéal est évidement de ne manipuler chaque papier qu’une seule fois. Dans la pratique c’est rarement le cas.

A ce stage les documents peuvent connaître deux avenirs : ils vont donner lieu à une action ou à un archivage.  Dans un cas comme dans l’autre, il sera utile de les regrouper.

Les deux premiers regroupements s’appellent « A FAIRE » ou « A CLASSER ».  Ce sont des grands regroupements, prévoyez un large espace (tiroir, couvercle de boîte format A4,… ).

Dans la catégorie « à faire », l’on peut trouver :

  • rédiger un courrier ou un mail
  • passer un coup de téléphone
  • encoder dans l’agenda ou la liste d’adresses
  • en discuter avec quelqu’un d’autre (exemple : conjoint, enfant, juriste, collègue, patron… )
  • payer (si c’est une facture)
  • etc.

Vous voyez en fonction de votre situation de quelles fardes vous aurez besoin. Moi par exemple j’ai un conjoint mais pas de patron.

fardes à 3 rabats

fardes à 3 rabats

Je parle ici de fardes parce que c’est le système que j’ai adopté et auquel je me tiens : des fardes à rabats en carton (pas en polypropylène, ça glisse trop), dont les rabats sont maintenus par des élastiques et qui existent dans plein de couleurs différentes, de taille à contenir des feuilles A4.

Pendant longtemps, on les trouvait à 60 centimes pièces chez Traffic, mais ce temps béni est hélas révolu.  Heureusement, j’en avais beaucoup et il m’en reste.

D’autant plus qu’une fois les fardes libérées parce que vous avez définitivement terminé de vous occuper du contenu (archivage au grenier), vous les récupérez pour autre chose en collant des étiquettes sur les précédentes.

Personnellement, j’ai créé les dossiers (fardes) suivants :

  • encoder dans la liste d’adresses : j’y mets toutes les cartes de visite que je reçois et veux conserver. De temps en temps, je recopie le contenu sur ordinateur, un fichier par adresse (exemple : plombier-martin-namur.txt ou cours-de-calli-marie-paule-sombreffe.txt). Avant je gérais mes adresses en Access. Si je ne le fais plus c’est pour de bonnes raisons.
  • téléphoner à : je téléphone rarement, mais quand je le fais c’est en faisant autre chose (cuisine ou ménage en général).  Je sors la farde « téléphoner à » et j’expédie la corvée téléphone en une fois.   Après, le document va dans « son » dossier à lui.
  • rédiger un courrier ou un mail : cela se fait sur l’ordinateur, j’essaye de le faire immédiatement.
  • en discuter avec mon mari : le document va sur sa chaise ou sur son clavier, ainsi il le verra ; avec mon comptable -> dans le bac « comptable », le bac étant la solution retenue lorsque la farde se révèle définitivement trop petite.
  • payer une facture : farde « factures à payer ».

Il est cependant des cas où la farde ne se révèle pas le meilleur système. On en parlera la prochaine fois.  Ou on verra l’archivage la prochaine fois, ce qu’il faut faire quand c’est « A CLASSER ».

Poursuivez votre rangement avec « Les papiers : comment les classer ?« 

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