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Les papiers : comment les classer ? (partie 2)

17 janvier 2010

Article à lire avant celui-ci : le désordre : les papiers (partie 1)

Nous avons vu que l’on pouvait faire trois choses avec un document : jeter le document, mettre en route une action avec celui-ci ou le conserver.  Dans ce dernier cas, il faut le classer afin de le retrouver aisément par la suite, ou permettre à une autre personne d’y accéder facilement.

J’ai exposé le système de fardes choisies pour abriter mes  dossiers que j’avais adopté et comment je range les farde en question.  Maintenant que l’on en est au classement, comment constituer les dossiers afin de remettre la main sur un document en particulier le plus vite possible ?

Vous avez donc un tas de papiers dans une boîte sur laquelle il est marqué « à classer »

La question à se poser c’est de savoir pourquoi le document est dans le bac « à classer… ». Cela détermine l’intitulé de la farde dans laquelle il va finalement se retrouver.

Classer les papiers

Classer les papiers

Les intitulés de mes dossiers personnels sont les suivants (à mon avis, ce doivent être les mêmes à peu près chez tout le monde) :

  • Une farde pour les factures à payer (celle-là est sur mon bureau).
  • Une farde par enfant.
  • Une farde intitulée « loisirs enfants » : j’y mets tout ce qui concerne leurs stages de vacances, les coordonnées de quiconque s’est proposé un jour comme baby-sitter, les adresses des organismes qui organisent des stages ou des plaines,…  tout ce qui peut être utile pour occuper les enfants en dehors des heures scolaires, sauf ce qui va dans …
  • La farde « photos de famille » en attendant de les donner aux grands parents ou pour montrer aux copines (j’imprime assez peu de photos personnelles en fait).
  • Le tiroir « Excursions » : j’aime beaucoup visiter des villes, des musées, des attractions, que ce soit avec ou sans les enfants (je suis une passionnée de photos !), donc j’ai tout un tiroir de dépliants concernant des endroits à visiter.  C’est un véritable fourre-tout mais comme je l’ouvre pour y trouver l’inspiration et non pas une chose en particulier, ce n’est pas gênant.
  • Une farde pour toutes mes assurances, sauf l’assurance médicale (avec laquelle j’ai des problèmes pour le moment).
  • Un tiroir pour ce qui concerne la mutuelle et la santé en général (parce que les radio n’entrent pas dans les fardes) et qu’à 5, on a beaucoup de documents médicaux.
  • J’ai aussi le projet d’installer une cuisine équipée, donc j’ai une farde pour les catalogues des cuisinistes, les plans griffonnés, etc., à part de
  • La farde « maison » : documents d’achat, plans, etc.
  • Le tiroir « officiel » : diplômes, passeports, certificats officiels, livret de mariage, *le* truc à sauver en cas d’incendie.

Tous ces tiroirs et dossiers se trouvent dans le bureau parce que s’y trouvent aussi le téléphone, les PC, la papeterie, bref, ce qui est nécessaire pour « faire » ce qu’il y a à faire (voir partie 1).

  • Dans la cuisine, depuis mon article exposant mon problème de papiers dans la cuisine, j’ai une farde intitulée « école » dans laquelle je mets tout ce qui revient de l’école dans les mallettes. Je dois l’ouvrir tous les jours, donc je n’ai plus besoin d’avoir tous ces papiers qui sont affichés partout (donc n’importe où).  Ca fonctionne bien.
  • Maintenant que j’y pense, ma farde « recettes » qui est dans le salon avec les livres de recettes irait bien aussi dans la cuisine ?

Au départ, je ne l’avais pas fait exprès mais je constate avec le temps que les dossiers de la même catégorie ont maintenant la même couleur. Tout ce qui concerne les enfants est bleu, les assurances en gris, les finances en orange, ce qui a pu être source d’ennuis à un moment en jaune…

Si ça vous intéresse, je peux vous expliquer mon classement professionnel aussi, il est pas piqué des vers…

Crédit photo : aMichiganMom

http://www.flickr.com/photos/magro-family/3950546159/

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5 commentaires leave one →
  1. 5 mai 2010 9 h 57 mi

    Le début d’une bonne organisation commence par un bon classement. A la maison comme au bureau, c’est un meilleur moyen de gagner du temps, même si le classement beaucoup de temps. Au bureau, un bon comptable et un bon secrétaire doivent trouver les pièces qu’on leur demande en peu de temps (pièces administratives ou comptables). L’ordre règne quand il y a un bon classement.

    • hamida permalink
      6 novembre 2012 15 h 17 mi

      mais comment arriver à cette étape

  2. 31 juillet 2012 0 h 37 mi

    Merci pour vos conseils. Pour les recettes, voici l’astuce que j’ai découvert. Chaque recette est mise dans un plastique protecteur qui peut s’insérer dans un classeur à anneau. Comme cela pas de risques de les perdre, elles restent propres 🙂 et je les retrouvent facilement.

    L’organisation du papiers est une étape importante dans l’organisation car effectivement elle permet de retrouver facilement l’information. Des piles de papiers sur un bureau est beaucoup moins attirant qu’un bureau bien rangé. Je m’y intéresse et je suggère un guide sur l’aménagement d’un bureau selon la méthodologie 5S afin d’avoir un environnement sain et efficace. Ce guide s’intitule: un esprit sain dans un espace sain! Bonne lecture. http://togetset.com/offre-un-esprit-sain-dans-un-espace-sain/

  3. Nora permalink
    16 septembre 2012 10 h 39 mi

    Bonjour,
    Je suis étudiante à l’université depuis un an et je n’ai jamais pris le temps de ranger mes documents de cours, car je n’avais idée par ou commencé… Cet été je me suis dit que j’allais ranger mes documents de cours de l’année que je viens d’achever ( mais faut de temps, et probablement par peur de confronter tout ce que je n’avais pas ranger) je ne l’ai pas fait…Pour cette nouvelle année scolaire, je me suis fixée des objectifs importants quant à la régularité de mon travail et la discipline… je n’ai pas bien réussi mes cours l’an dernier.. Je me retrouve confronté à cette masse de documents et je suis certaine que pour bien réussir l’année il faut que leur organisation soit impeccable… ( j’ai aussi un autre petit problème, l’argent, car les classeurs qu’il me fallait sont beaucoup trop chers pour mon budget) Alors je trouve l’idée de fardes très adéquates pour les documents administratifs…
    Ma question: Combien de feuilles peut contenir une farde? Et avez vous des conseils d’organisation en ce qu’il s’agit des documents de cours
    Merci encore pour vos judicieux conseils.

    • 5 octobre 2012 9 h 20 mi

      Hello !
      Organiser les documents de cours, c’est un vaste sujet. Par quoi commencer ? Les notes de cours ?
      Quand j’étais en faculté d’économie, je dactylographiais systématiquement mes notes de cours.
      Cela me permettait :

      • de m’assurer que rien n’avait échappé à ma compréhension
      • de faire une première synthèse
      • de mémoriser déjà en partie le cours
      • de me rendre trèèèèèès populaire auprès de mes camarades d’auditoire

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