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Les papiers : comment les organiser (partie 3)

26 janvier 2010

Lien : http://www.organisons-nous.com/les-papiers-comment-les-organiser-partie-3

classeurs pour organiser les papiers avec des intercalaires alphabétiques

classeurs pour organiser les papiers avec des intercalaires alphabétiques

Articles à lire avant celui-ci :

Quand utiliser un classeur ?

Comme nous l’avons vu, j’utilise pour mes dossiers, tant privés que professionnels des fardes à 3 rabats (avec des élastiques). Il y a cependant des cas où un classeur s’est révélé plus pratique (bien que je n’aime pas les classeurs) :

  • les recettes de cuisine que je trouve sur le net et que j’imprime en vue de leur confection avant de les ranger dans un classeur
  • les sites web en cours : ça c’est des dossiers professionnels.

En effet, je réalise en sous-traitance des sites web, donc j’en ai toujours un certain nombre en cours de réalisation.  Comme j’ai assez peu de documents pour chacun – la majorité de ce dont j’ai besoin est électronique, le système des fardes s’est révélé inadapté :

  • pas assez de documents pour que ce soit rentable d’avoir une farde par projet
  • plus facile de repérer le gros classeur que tous les dossiers qui vont dedans

Le classeur est divisé en intercalaires de type alphabétique (A, B, C…) me permettant de mettre chaque projet à une place définie selon son nom.

Intercalaires alphabétiques pour organiser mes dossiers dans le classeur

Intercalaires alphabétiques pour organiser mes dossiers dans le classeur

Améliorer le système de classement avec un tableau récapitulatif

Dans les commentaires de l’article « Des dossiers bien alignés« , un lecteur que je remercie encore au passage, exposait son propre système de classement, et en particulier ceci :

– tous les titres et sous titres des classeurs, boîtes, chemises, sont repris dans un fichier Excel, dans lequel apparaissent les caractéristiques essentielles ou dynamiques des données (dates limites, date de destruction, date de dénonciation de contrat, …, et les caractéristiques intrinsèques : à garder tjrs, 20 ans, 10 ans, etc…, confidentiel, …)

Je suis donc en train de reprendre l’idée de ce fichier Excel (ou Open Office) pour garder trace de certaines informations utiles à afficher en tant  que premier feuiller de ce fameux classeur « sites » :

  • le nom du projet
  • le nom du client (j’ai peu de clients et beaucoup de projets par client)
  • l’état : actif, en sommeil, clôturé (dans ce cas je peux archiver)
  • l’URL du site web
  • le chemin du projet sur mon disque dur ou le n° du CD sur lequel il est archivé (ce qui permet de mettre en évidence certains projets qui ont des fichiers à gauche et à droite).

Merci Alain !

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