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To do list : établir une liste de tâches avec les priorités

20 février 2010

icône gestion du tempsArticle en rapport : Gestion du temps : les bases de chez base et en particulier le paragraphe sur la liste des choses à faire.

Voici un complément sur l’établissement de cette liste et quelques  points à garder à l’esprit pendant sa rédaction.

Établir rapidement une liste préliminaire

Avant d’écrire quoi que ce soit à la date du jour, il vaut mieux faire l’inventaire des choses à faire, leur attribuer une priorité (A, B, C) et tenir compte :

  • de l’agenda du jour : est-il déjà chargé en réunions ou rendez-vous ?
  • du moment adéquat : vous avez établi un plan de semaine dans lequel vous avez indiqué des plages cohérentes avec les tâches à effectuer (exemple : je fais mes courses en ville le mardi parce que c’est le jour de mon cours. Ainsi, je ne vais en ville qu’une fois par semaine)
  • de la disponibilité des outils (au sens large)
  • des antécédents c’est-à-dire des tâches qui doivent avoir été terminées avant, comme peindre les murs avant d’installer de nouveaux meubles

Codification de l’ordre de priorités

« A » :  ce qui doit absolument être fait ce jour-là

« B » : ça ne peut pas trop attendre, il faut en faire un maximum

« C » : on peut s’en passer

Je ne numérote pas les priorités de 1 à 10 parce que le but n’est pas de passer son temps à décider de ce qui est plus important qu’autre chose… Je pourrais parfaitement avoir une liste comportant uniquement des « B »…

Les trucs qui nous tombent dessus

« On estime à environ 60% le volume des tâches imprévues qui viennent perturber la journée de travail de la secrétaire ».

Quelle que soit votre activité, vous allez certainement être interrompu par :

  • les collègues
  • le patron
  • le téléphone
  • le facteur
  • les enfants
  • etc.

car ils ont quelque chose à vous demander.  Ces interruptions prennent du temps et il faut en tenir compte lors de l’élaboration de votre liste.  En outre, n’acceptez pas davantage que ce que vous pouvez raisonnablement accomplir !

Évaluer le temps nécessaire

… dans l’idéal. Car ce sera possible ou non en fonction des tâches (qui peut dire combien de temps il faut pour créer un logo ? Programmer une triple boucle ? Réparer les toilettes ? Pas moi en tout cas, et je n’ai jamais été capable de fournir un planning correct à aucun de mes employeurs.  A la fin, l’ayant compris, je n’essayais même plus et je fixais des durées complètement au hasard. Ce n’était pas pire qu’avant et ça allait plus vite.)

On peut aussi se fixer un laps de temps maximum et travailler en « mode panique ».

Regrouper les tâches par nature

  • les appels téléphoniques
  • les emails et tout travail qui doit être effectué sur ordinateur
  • les actions qui se font au même endroit ou à proximité : on minimise ainsi le coût et les temps de déplacement. Ainsi, je me rends à la déchetterie après avoir récupéré les enfants à l’école;  c’est sur le chemin du retour et en plus ils adorent balancer les bouteilles vides dans les containers appropriés.

Le plus important d’abord !

On le voit aussi dans l’établissement du plan de semaine.  Si on ne réserve pas de plages pour ce qui est vraiment important, c’est le reste qui sera fait avant.

Or, qui prend la peine de planifier le temps passé avec les enfants ? De prévoir des rendez-vous avec son conjoint ?  Rendez-vous qui sont tout aussi importants, sinon plus, que les rendez-vous professionnels !

Si vos propres priorités ne passent pas en tout premier lieu, vous risquez de constater en fin de compte que l’essentiel de votre temps aura été consacré à celles des autres ou pire encore, à des futilités.

Rayez au fur et à mesure

C’est bon pour le moral et ça aide à vérifier qu’on se tient à la liste des priorités établie.

Peux-tu faire ça ? C’est « urgent ».

« C’est urgent » ne veut rien dire.  Dans l’esprit de votre interlocuteur, cela peut très bien signifier que l’échéance est la fin de la semaine prochaine.  Et vous comprenez que la tâche doit être réalisée séance tenante…

Demandez une date butoir et des explications complémentaires sur l’utilité de la tâche : elle n’est peut-être pas si importante que ça. Ce qui vous donnera des arguments pour la refuser.

Voir aussi : La « todo list » : les couacs

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2 commentaires leave one →
  1. 11 mai 2010 7 h 34 mi

    Merci pour ces conseils précieux sur l’organisation des tâches, la définition des priorités. Il convient de définir l’essentiel, ce qui doit être fait. Le comptable comme les autres employés doit faire ce to do list. Il faut respecter les différentes échéances. Les saisies comptables doivent être à jour pour faire les différents états nécessaires aux échéances.

  2. 11 mai 2010 15 h 19 mi

    Il est évident que la compta ressort des priorités A et B, et ce d’autant plus que la remise des documents sont assortis de délais qui, s’ils ne sont pas respectés, entraînent des pénalités.

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