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Organisation et indexation du courrier électronique

17 décembre 2011

Organisation et indexation du courrier électronique

Lien : http://www.organisons-nous.com/organisation-et-indexation-du-courrier-electronique

Comment organiser, classer, retrouver et de manière générale gérer les emails ? Je vais vous livrer un scoop : l’organisation de vos mails, qu’ils soient privés ou professionnels, dépend de vos activités !

Tous les logiciels de messagerie de ma connaissance permettent de créer des dossiers et d’appliquer des filtres pour classer automatiquement le courrier dans ces dossiers. Rien n’est pire qu’une boîte de réception affichant plus de 100 messages non lus qui attendent que vous les traitiez alors que la plupart ne requièrent pas votre attention immédiate ! Je pense ici aux newsletters auxquelles vous vous êtes abonnés, aux emails publicitaires de vos fournisseurs (privés ou professionnels) et bien entendu aux spams.

Tous les jours, je me félicite d’avoir créé des adresses emails différentes qui me permettent de supprimer une partie de ces spams, et de donner des coordonnées différentes en fonction de mon interlocuteur. Ainsi pour ma recherche de biens immobiliers, je dois souvent communiquer une adresse à des agences immobilières, et elles n’ont pas toutes la même idée de ce que peut être un courrier indésirable. J’ai donc créé immo@mondomaine.com, et quand j’aurai trouvé le terrain / la maison / le château de mes rêves, je la supprimerai purement et simplement.  J’ai fait le point définitif sur la question des multiples adresses emails dans un précédent dossier.

Les emails privés

Au niveau privé, je constate que la plupart des dossiers que j’ai créés dans  mon logiciel de messagerie (Thunderbird) concernent mes enfants : un dossier pour les convocations des scouts, un  pour les communications de l’école…  J’ai également un dossier qui accueille tout ce qui a trait à mes blogs : pour chacun, j’ai une adresse mail dédicacée (1).  Enfin, un autre dossier important est relatif à l’immobilier, pas que je possède beaucoup de bâtiments mais parce que j’ai des gros problèmes avec ma maison (pour tout vous dire, le garage est en train de s’écrouler, et les assurances vont devoir intervenir… ce qui implique beaucoup de paperasse) et que j’ai vraiment envie de déménager.

J’ai donc créé un dossier intitulé « immobilier » dans lequel je classe toutes les informations relatives aux biens susceptibles de m’intéresser. Ces sous-dossiers sont préfixés avec le code postal pour faciliter le classement et la recherche.

Les emails professionnels

Evidemment, la gestion des mails professionnels dépend du travail que vous faites (encore un scoop !).

Les dossiers (dans le courrier et sur disque)

Ceci dit, voici comment je procède (et la structure du courrier reflète celle de mon disque dur).

L’unité de base de mon organisation est le client. Chaque client me confie plusieurs projets par an.

Donc, dans mon logiciel client messagerie, j’ai créé un dossier par client. Ces dossiers sont préfixés par deux chiffres, ce qui me permet d’afficher les clients les plus importants avant ceux avec lesquels je travaille moins (ou en tout cas de choisir l’ordre d’affichage sans que celui-ci me soit imposé par l’ordre alphabétique).

Pour chaque client, j’ai un dossier pour chaque projet.  Ici, la structure des préfixes est un peu différente puisque j’utilise l’année.  Un exemple de nom de dossier pourrait donc être « 2012_superprojet« .  Dès lors, les projets peuvent être retrouvés facilement en se basant sur l’année de réalisation (et si on ne se souvient pas de l’année, la commande Rechercher se révélera précieuse).

Rechercher les mails avec Thunderbird

Astuce supplémentaire, je préfixe les dossiers des projets en cours avec un tiret de soulignement (underscore) afin qu’ils apparaissent en début de liste.

_2011_projet-en-cours apparaîtra avant 2011_projet-termine.

Trier les dossiers des mails par annee

Les messages

Que je reçoive un message ou que je l’envoie, il faut que le nom du projet (sans le préfixe, qui pourrait changer par exemple si le projet doit être repris quelques années plus tard) soit présent dans l’objet du mail.  Si c’est un mail qui n’est pas relatif à un projet en particulier, je l’indique également…

Raison pour laquelle voilà un certain nombre de mails dont l’objet est de papoter…

La réponse dans l’objet

Autant que possible, si je réponds à un mail dans lequel on me pose une question, je vais reprendre la réponse dans l’objet du mail que je renvoie.  La réponse sera aussi dans le corps de texte, mais c’est très confortable pour le destinataire de ne pas devoir ouvrir le message.

Voici quelques exemples :

  • OK pour lundi matin Re: ProjetMachin Puis-je passer lundi matin pour les derniers détails ?
  • {done} Re: {fin des tests : OK} Re: ProjetTruc

Les étiquettes

Enfin, un dernier truc à propos de la gestion des messages : j’utilise les étiquettes. Les messages avec des informations importantes apparaissent alors en rouge ! Impossible de les manquer.

Messages importants mise en évidence avec une étiquette

Pour en savoir plus sur leur utilisation, voyez ce tutoriel : http://www.arobase.org/thunderbird/utiliser-etiquettes-thunderbird.htm

(1)Oui, j’ai le temps d’avoir un blog. Et même plusieurs.

Et vous, quelles sont vos trucs et astuces pour organiser, classer, retrouver et de manière générale gérer vos emails ?

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2 commentaires leave one →
  1. 29 juin 2012 12 h 09 mi

    Perso, j’utilise la recherche comme moyen de classement, parfois combinée à une hiérarchie simple de dossiers. Du moment qu’on peut le trouver par un mot clé du sujet ou l’expéditeur, on s’en sort. Bien sûr il faut que l’outil le permette de manière rapide et qu’il soit maîtrisé pour que ce soit efficace 🙂

  2. 12 juillet 2012 18 h 34 mi

    Bonjour Jean-Philippe, et merci pour le commentaire. Je pense qu’une organisation efficace dépend beaucoup du volume de courrier à traiter. Sur le PC de mes enfants, je n’ai rien mis en service de très compliqué non plus 😉

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