Les documents : comment les organiser
Lien :
Par document, on peut entendre soit un document imprimé, soit un document numérique.
Personnellement, je considère que les seconds sont plus faciles à gérer que les premiers. Nous nous sommes donc équipés d’un scanner avec avaleuse afin de numériser tout ce qui peut l’être ! Cette astuce m’a déjà fait gagner un temps considérable, et je ne parle même pas de la place qu’il aurait fallu consacrer à toutes ces piles de paperasse si nous nous étions résolus à tout conserver (ben oui, on scanne pour jeter sans remords).
Malheureusement, il faut bien conserver certains originaux. Mais la numérisation systématique permet d’avoir, potentiellement, toujours une copie sous la main.
Bon, et les document numérisés, on en fait quoi ?
On les classe, pardi ! Non pas dans des dossiers bien alignés mais dans des dossiers bien hiérarchisés. Et éventuellement, sur internet quand on a le temps d’avoir un blog.
J’expliquais dans un article relatif à l’organisation du courrier électronique que la structure de mon logiciel d’emails reflétait la structure de mon disque dur…
En résumé, mon disque local est partitionné :
Ce qu’on numérise est généralement privé (le boulot se présente souvent sous forme électronique…).
Dans un de mes emplois précédents, j’avais une collègue qui numérotait tous ses dossiers. Pour moi qui ai une mémoire des nombres à la fois impressionnante et inutile, ce système convient bien. En fait, ce qui doit apparaître en premier lorsqu’on applique un tri alphabétique (qui devrait plutôt s’intituler tri alphanumérique) commence par un nombre plus ou moins important de zéros. Et pour ne pas oublier d’archiver ou de traiter, je fais apparaître ce qui doit l’être en premier.
Puis, ce que je n’ai pas envie de chercher pendant trois heures (un peu de musique par exemple, ou des images pour illustrer l’un ou l’autre de mes propos). Puis les blogs, les listes, etc.
Bien entendu, chaque dossier comporte des sous-dossiers, etc. Soyons exemplatifs avec le contenu du répertoire G:0_organisons-nous (oui, celui-ci est en 00 et pas en 20 parce que j’y mets également des fichiers relatifs à l’organisation en général ou à mon organisation personnelle et que je ne publie pas nécessairement sur http://www.organisons-nous.com.
Pour une double raison, les documents numérisés se retrouvent généralement sur le disque dur familial (1. parce que mon mari les numérise et 2. qu’ils doivent être accessibles par tous).
Il scanne en particulier les productions artistiques de notre créative famille… ça nous permet de jeter les peintures et autres croquis des enfants sans culpabiliser.
Quel est l’intérêt de poster ses recettes de cuisine ou les dessins de ses enfants sur wordpress ?
Une fois qu’ils sont transformés en fichiers, certains de ces documents sont publiés sur un blog. Cela permet de les partager avec la famille, de retrouver et parcourir relativement facilement tout ce qui a comme tag le prénom d’un des enfants, et d’y accéder de partout (personnellement, je mets certaines informations comme des adresses et des horaires de magasins sur mon blog privé qui n’intéresse que moi…). Quant aux recettes de cuisine, j’ai été très heureuse de les poster quand je me suis rendu compte du confort de les lire sur ma tablette PC dans la cuisine !
Et quand je veux en faire profiter un ami, je n’ai qu’à lui donner le lien, on gagne beaucoup de temps en copier / Coller.
Tous les articles traitant du classement des documents, à ce jour :
Organisons-nous 
Merci pour cet article !
Effectivement, le préfixage des noms de dossier à de nombreux avantages et permet de mettre en premier des dossiers régulièrement utilisés.
Dans le cadre du travail, je regroupe également par projet (qui ont généralement une durée limitée) ou alors par activité avec une arborescence par année par exemple. Mais j’utilise cela car j’ai souvent une contrainte d’espace disque ce qui m’oblige à archiver régulièrement pour rester dans les quotas !
Après du moment qu’on retrouve un document rapidement soit en parcourant le disque soit en faisant une recherche, tout système peut potentiellement convenir :-).