Gérer son temps en mind mapping : niveau 3 (ou version 2016)

Lien :  http://www.organisons-nous.com/gerer-son-temps-en-mind-mapping-niveau-3

Cet article a deux prédécesseurs : http://www.organisons-nous.com/gerer-son-temps-en-mind-mapping-avec-la-gtd/, paru en février 2012 et de http://www.organisons-nous.com/gerer-son-temps-en-mind-mapping-suite, version revisitée en 2013.

Questions abordées :

• Pourquoi utiliser un logiciel de mind mapping pour gérer son planning de la semaine ou son horaire scolaire ?
• Quel est l’intérêt d’adopter une gestion des tâches à effectuer en fonction du contexte ?
• Est-il possible d’étendre les fonctionnalités de Xmind ?

Je n’ai pas encore trouvé mieux que Xmind pour organiser mes semaines et depuis quatre ans, je l’utilise du lundi au dimanche pour planifier les tâches à exécuter, les rendez-vous, etc.  En interaction avec Google Calendar depuis deux ans environ.

Par rapport à un planning « classique », habituellement présenté sous forme de tableau, comme par exemple celui que l’école remet aux enfants au début de l’année scolaire pour qu’ils aient une vue d’ensemble de leur horaire, j’ai relevé les avantages suivants :

Plus d’espace pour une vue d’ensemble de la semaine

Le premier exemple vous sera certainement familier si vous avez des enfants assez grands pour être soumis à un horaire de cours.  Dans ce cas, ceux-ci ont certainement reçu quelque chose qui ressemble à ceci :

1. horaire scolaire classique

Il est à peu près impossible d’ajouter à cette grille une activité qui se déroulerait durant l’heure de table, des projets personnels, des travaux à effectuer…

Le même horaire exprimé sous forme de mind map pourrait se présenter ainsi :

2. horaire de cours sous forme de mind map

Les avantages d’une mind map sur un tableau sont les suivants :

La possibilité d’insérer des tâches à n’importe quel endroit sans remettre en cause l’ordonnancement existant. Par exemple, l’animation d’une émission de radio durant le temps de midi du vendredi.

Un sujet (topic) plus personnel, pour prendre en compte les projets de notre étudiante, qui outre les blogs auxquels elle contribue, écrit deux roman.

Les liens vers des documents, vers  d’autres maps, ou vers le web

La possibilité de changer la présentation à tout moment

3. horaire sous forme tableau avec xmind

4. autre présentation du planning

L’ajout incroyablement facile d’attributs visuels… Par exemple des flèches (liens dans la terminologie Xmind) pour, dans notre exemple, lier le travail scolaire à la leçon au cours de laquelle il sera exploité.

La possibilité de séparer les domaines

Mon planning personnel est organisé avec à  gauche, le contexte, à droite les jours de la semaine.  Je peux aussi avoir d’une part les topics relevant du domaine privé et d’autre part ceux qui relèvent du domaine professionnel. Ici, nous avons en haut les projets -personnels- et en bas l’horaire scolaire.

5 séparation projets personnels et horaire scolaire

Une vision contextuelle des tâches à effectuer

Tout en liant  celles-ci à mon emploi du temps.  Par exemple, je dois aller en ville  pour un rendez-vous. Avec une gestion contextuelle des tâches à accomplir, je peux lier mon déplacement avec une course dans le même quartier. Restituer les livre empruntés à la bibliothèque.

Autre exemple : noter les points à aborder avec mon chéri m’amène à ne pas perdre de vue les décisions à prendre en commun et les sujets à aborder : apprendre les échecs aux enfants, confirmer notre présence au mariage de Suzanne, valider les menus de la semaine…

6. gestion du temps par contexte. Notez les icônes (ou marqueurs) qui accompagnent les sujets.

Une approche visuelle

J’ai expliqué dans l’article « Gérer son temps – niveau 2 » l’utilité des marqueurs, ces icônes qui peuvent précéder un topic (ou, si vous n’avez pas l’habitude de  la terminologie du mind mapping, une bulle). Mais ce n’est pas tout.  Vous pouvez aussi ajouter des images comme des photos, des dessins… afin de rendre la carte plus attractive, plus facile à mémoriser, plus compréhensible…  Avec la version 7.5 de Xmind, le nombre de marqueurs a explosé, ajoutant à la bibliothèque personnelle que vous vous êtes créée des possibilités défiant l’imagination.

Autre fonctionnalité utile : la possibilité d’utiliser des couleurs à peu près pour tout (les bulles, les lignes, le texte, le fond de page, etc.). Si avec ça votre carte n’a pas d’allure, c’est que votre sens visuel est réduit à peu de choses. Et si vous avez des goûts de bébés chiens femelles, il existe nombre de templates ou modèles que vous pouvez appliquer à votre carte heuristique.

L’alimentation automatique

(ou le paragraphe technique destiné aux vrais geeks)

Évidemment, tout le monde n’a pas la chance d’être ou de connaître un ou une experte de la programmation, mais il peut être utile de savoir que les fichiers Xmind peuvent être créés ou modifiés via l’API du logiciel.  En 2015, je générais automatiquement mes plans de semaine grâce à une application écrite en Python.  Maintenant, j’attends une version encore plus puissante, faisant appel à NodeJS.

A quoi ça sert ?

Depuis quelques temps maintenant, j’utilise un smartphone pour encoder mes rendez-vous dans Google Agenda.  Avant de croiser le chemin d’un homme aussi beau qu’intelligent, je recopiais mon agenda dans le plan de la semaine à venir, créé chaque dimanche soir par copier / coller d’un fichier vide, celui-ci me servant de modèle de base.

Certains hommes offrent des fleurs, le mien a écrit une application qui, à l’heure actuelle :

• Crée le semainier vierge depuis le modèle, en mettant les dates à jour.
• Enregistre le fichier selon mon heuristique « 2016_semaine_31_aout ».
• Va chercher automatiquement le contenu de mon agenda Google et ajoute son contenu au jour prévu mais aussi vérifie si c’est le matin ou l’après-midi
• Crée un lien vers la semaine précédente
• Crée un bouton qui m’envoie par mail une image de mon planning afin que je n’aie rien à faire pour avoir celui-ci avec moi sur ma tablette et mon smartphone.

Ça vaut quelques bouquets de roses rouges, ça, non ?

 

Espérant vous avoir donné quelques pistes pour vous aider à mieux gérer votre temps, je vous annonce déjà que le prochain article vous permettra d’en gagner.  N’hésitez pas à vous abonner à la page Facebook d’Organisons-nous.com pour ne pas rater sa publication.

[coup de gueu1e] Au passage, je remercie Google d’avoir stoppé le service d’hébergement d’images Picasaweb. Le genre de découverte qui illumine une journée  [/coup de gueu1e]

 

 

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