Gérer son temps en mind mapping avec la GTD

Lien : http://www.organisons-nous.com/gestion-du-temps-en-mind-mapping-avec-la-gtd

Il y a quelques temps, grâce à un commentaire, j’ai relu un article déjà ancien intitulé « Gestion du temps : les bases de chez base » en constatant que depuis sa mise en ligne, le 01/01/2010, il avait déjà bien vieilli.

Qu’est-ce qui a changé ? Globalement trois choses : la technologie, l’utilisation du mind mapping, et la découverte de  l’incontournable méthode GTD (ou Gettind Things Done, du titre original d’un ouvrage de David Allen)

La technologie, c’est d’abord un cadeau reçu quelques mois après l’article : un smartphone qui a remplacé mon petit carnet; c’est ensuite l’utilisation du logiciel Xmind qui me permet d’encoder et mettre en forme des cartes heuristiques.

Le mind mapping me permet d’organiser mes pensées et je l’utilise pour à peu près tout en matière de plannification : pour gérer mon planning de la semaine, ma liste de choses à faire, décomposer les projets,… Malheureusement, tout le monde n’est pas à l’aise avec ce type de description des pensées; le mind mapping n’est donc pas la panacée.

La méthode GTD a été largement décrite sur le web, je ne vais donc pas rajouter un article à la somme de ceux qui existent déjà. Le mieux est sans doute de se procurer le livre et de le lire en prenant des notes (la première partie est assez mal structurée).  Je la traduis, assez librement, en « quoi qu’il arrive, ce qui doit être fait sera fait ».

En combinant les trois (GTD, mind mapping et technologie soit Xmind et smartphone), je suis arrivée à un niveau d’efficacité qui m’étonne moi-même.

Planifier la semaine

Concrètement, chaque semaine, je mets en place un fichier xmind qui reprend chaque jour de la semaine.  J’y place les rendez-vous récurrents (chez le kiné par exemple), puis les rendez-vous qui sont notés dans mon agenda (reminder fox) et mon smartphone.

Ensuite, je consulte ma liste de choses à faire.  C’est ici que l’apport de la GTD est le plus remarquable… Avant, ma todo list était une liste assez vague d’items se situant entre le projet et la tâche activable (genre : « composer un dépliant » ou  « écrire une lettre de rappel ou plutôt prendre une décision à ce sujet« ).  Maintenant, tout ce que j’ai noté répond à la question qui tue : « quelle est la première action à effectuer« , et j’ai regroupé ces actions par contexte.

Le contexte, c’est ce dont on dispose à un moment précis. Par exemple, « sur PC sans réseau ni internet » : autrement dit quand je suis en déplacement (cela m’arrive une à deux fois par semaine) dans un endroit où je n’ai pas de connexion au web.  Avoir une liste de choses à faire dans ces conditions me permet de ne pas me poser la question « et maintenant, je fais quoi ? ».

Autre exemple parlant de contexte, un téléphone. Dans cette branche, j’ai par exemple la liste des coups de fil à passer concernant les enfants (rendez-vous médicaux, confirmation de présence à un anniversaire, réservation de stages…) et bien entendu ce qui est professionnel.  En fait je déteste téléphoner, alors quand par miracle je m’y mets, j’essaye d’expédier tout ce qui peut l’être dans un seul et vaste mouvement.

Au fait, vous avez noté la petite icône ?  Xmind me permet de lier des fichiers (ainsi que des dossiers informatiques, des hyperliens, etc.), donc j’ai créé un fichier texte que je peux ouvrir d’un clic. Il contient l’objet du coup de fil à passer et bien entendu le n° (voire la touche sur laquelle appuyer pour continuer en français…). Ce fichier, je peux aussi l’imprimer pour les coups de fil personnel que je passe en fin de journée, depuis la cuisine, tout en surveillant d’un oeuil le repas et de l’autre les devoirs

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Etant donné que ma todo list a pris une importance considérable (David Allen, créateur de la GTD, préconise de tout noter), j’apprécie particulièrement la fonctionnalité de Xmind qui me permet de replier l’une ou l’autre branche.  Par contre, je n’ai plus la satisfaction de biffer une tâche effectuée quand je l’ai réalisée : je me contente de la supprimer.

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