Enseignement à domicile en période Covid

Lien : https://organisons.wordpress.com/2020/10/26/enseignement-a-domicile-en-periode-covid

Dès ce mercredi 28 octobre 2020, les élèves de l’enseignement secondaire francophone Belge auront cours en distanciel. D’autre part, un certain nombre d’établissements scolaires ont été contraints de fermer (par exemple faute d’enseignants pour assurer les cours).

Sans à l’heure actuelle pouvoir présager de la durée de cette mesure, laquelle a été reportée aussi longtemps que faire se pouvait, on peut imginer que le téle-enseignement ou que le fonctionnement comodal(1) pourrait devenir de plus en plus fréquent.

Etant moi-même parent d’adolescents dans le secondaire de type transition générale ou technique, je me limiterai à parler de ce que je connais (je ne saurais rien dire de pertinent concernant l’enseignement primaire, spécialisé ou professionnel).

ado devant son ordinateur (en train de suivre un cours à distance à la maison peut-être)
Photo / Julia M. Cameron

D’après ce que j’ai pu en lire, suite à cette annoce, nombre de critiques portent sur la question de l’équipement.

Je m’intéresserai qu’à cette problématique, n’estimant pas avoir de compétences sur la santé mentale, le besoin de socialisation, etc et donc rien à dire.

Comment et où s’équiper ?

• vous pourriez déjà avoir le matériel : tablette, smartphone, ordinateur, vieille bécane…
• l’école ou la Fédération Wallonie-Bruxelles pourrait vous fournir le nécessaire, en prêt ou à bas prix.
• vous pourriez acheter le matériel (qui n’a pas besoin d’être très sophistiqué ni très récent) neuf ou d’occasion (seconde main, ebay, Oxfam, Cash Converter, etc )
• ou encore l’emprunter

Dans l’école de mes enfants, le directeur a insisté pour que nous répondions, parents et élèves, à une enquête sur l’équipement de la famille : ordinateurs, tablettes et smartphones. Celle-ci se clôturait par des propositions concrètes d’achat de matériel à bas prix via l’école, sachant que l’école dispose également de tablettes à disposition notamment des élèves à besoins spécifiques.

Le matériel n’a d’ailleurs pas besoin d’être neuf ou particulièrement performant.
Pour autant qu’il soit possible d’accéder à la plate-forme d’enseignement à distance (souvent Google Classroom ou Microsoft Teams), d’utiliser un traitement de texte, parfois une application de mind-mapping, il ne faut guère plus.

Une tablette ou un smartphone seraient sans doute inconfortable mais apparemment pourraient convenir. Le professeur de français de mon aîné demande que les devoirs soient rédigés à la main et photographiés (tout en acceptant ceux qui sont dactylographiés).

Cependant, j’ai lu les témoignages de certains parents qui ne disposent pas d’assez de matériel informatique pour assurer des apprentissages confortables à l’ensemble de la famille.

Mes éléments de réponse sont les suivants :

Il y a sans doute moyen d’optimiser le partage des ressources. Pour regarder un cours en vidéo-conférence, une tablette peut suffire. Pour faire une interro, on a par contre sans doute besoin d’un clavier… c’est le moment de s’organiser.
Notamment en créant des profils différents sur les PC et tablettes si il faut se succéder sur ceux-ci. Autant le prévoir avant de devoir le faire dans la précipitation.

Nombre de personnes ont droit à une allocation d’études. Celle-ci peut très bien être destinée à l’achat de matériel informatique (lequel s’amortit sur plusieurs années) mais la demande doit être introduite avant le 30 de ce mois.
Ca se passe ici : https://allocations-etudes.cfwb.be/etudes-secondaires/
Si vous souhaitez introduire une demande, prévoyez pour chaque parent s’ils ne vivent pas ensemble une composition de ménage; le dernier avertissement extrait de rôle, une copie de la carte de banque de la personne qui demande l’allocation (ces documents ne vous seront pas demandés au moment de l’encodage mais par la suite). Il vaut mieux la demander et ne pas en avoir besoin que de ne pas l’avoir fait.
Si vos relations avez votre ex sont tendues et que l’idée de lui demander son avertissement extrait de rôle vous contrarie, vous pouvez contacter le service qui cherchera une solution avec vous.

Enfin, la Fédération Wallonie-Bruxelles y a également pensé et a « recensé des lieux accessibles aux élèves qui ne disposeraient pas de matériel ou de connexion à leur domicile. » http://enseignement.be/index.php?page=25703&ne_id=6473

Peut-être que l’administration communale ou la bibliotheque pourrait également vous aider ? Poser la question ne vous coutera rien.

En toute dernière extrémité, j’ai vu le témoignage de personnes qui durant le confinement, ont reçu la matière et le travail à exécuter par la poste, et l’ont renvoyé par le même moyen.

comodal⁽¹⁾ : à la fois en présenciel et en distanciel

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Le cahier de famille : un dérivé du bujo ?

Lien : https://www.organisons-nous.com/le-cahier-de-famille-un-derive-du-bujo

Le bujo est une méthode d’organisation que j’ai découverte et essayée il y a quelques mois.
Ma fille y a mordu et s’y tient, allant juqu’à remplir un carnet de 96 pages tous les 20 jours environ.
J’ai moi-même tellement modifié le système pour l’adapter à mes besoins qu’on ne peut plus parler de bullet journal dans mon cas.

Cependant, l’expérience m’a rappelé un cahier que j’avais mis au point et utilisé il y a quelques années pour faciliter l’organisation familiale.
L’étiquette mentionne : « cahier de la famille« .

Présentation du cahier de la famille

Contrairement au bujo qui doit pouvoir être emporté partout, le cahier de la famille reste à la maison. Pour éviter de le perdre dans mon camping ma cuisine, il est de taille A4. C’est un cahier Atoma (je rentabilise ma perforatrice, un achat aussi utile que dispendieux), dans lequel j’ai inséré des cartons à usage d’intercalaires.

Les sections

Première partie : suivi du ménage

Je ne considère pas que le ménage et le rangement soient les choses les plus importantes, mais il fut une époque où une aide familiale passait deux à trois fois par semaine. Elle était généralement pressée de quitter la maison pour se rendre dans une autre famille. Il fallait donc pouvoir accéder à cette section rapidement.
Son contenu ? Mon numéro d’affiliation au service, les notes successives des aides familiales sur les tâches réalisées et mes post-its sur ce qu’il y aurait à faire au prochain passage.
Plus une page avec les tâches récurrentes regroupées par pièce et quelques corvées administratives à partager à ces occasions.

Seconde partie : minds-maps

Principalement sur les question du déménagement / de l’emménagement puisque nous en avons encore connu ces dernières années.

S’y ajoute un certain nombre de pages relatives aux vacances avec les enfants (il y a eu plusieurs versions, de plus en plus complètes) ou d’autres déplacements récurrents (j’allais régulièrement à Paris pour raisons professionnelles à l’époque).

Troisième partie : projets avec les enfants

A un moment, nous avons mis en place un système d’exposé. Chaque semaine, l’un de nous présentait aux autres une découverte qu’il avait jugée intéressante : une application, un nouveau jeu vidéo, une chaîne youtube, …
Les notes que j’ai prises dans ce contexte se trouvent donc là.

J’avais également adopté la routine de torturer mes enfants (vu leur enthousiasme à y participer) le samedi en début d’après-midi en leur imposant un brainstorming. Avec mind-map bien entendu.

Les sujets abordés ? Les menus, les activités, la question du temps passé sur ordinateur, parfois des problèmes ou des conflits (généralement entre les garçons), la mise au point de house rules, des choses nécessitant des améliorations…

Quatrième partie : les repas

Les repas, ça, par contre c’est important !  C’est bien simple, c’est la section pour laquelle j’ai obtenu la participation la plus importante des enfants.

Donc, nous avons en première page les recettes testées et approuvées, puis des tableaux (plus ou moins organisés par ordre alphabétique) reprenant en colonne la personne, en ligne l’aliment et en intersection une émoticone 🙂 😐 ou 😦

Cinquième partie : un peu de tout

Notamment un tableau reprenant les aptitudes de chacun afin d’essayer de dégager un tableau de tâches à accomplir pour la bonne marche de la maison, des dessins, des n° de téléphone…

Ci-dessus : prototype de classeur à double entrée, permettant un accès par année et par sujet.

Ceci clôt la présentation de notre cahier et journal de famille.  Je me propose de m’attaquer prochainement à mon dossier médical ou à mes marque-pages (signets, favoris, liens… appelez-ça comme vous voulez).  Je vous encourage à aimer la page Facebook Organisons-nous.com ! et à y déposer vos suggestion et expériences pour la gestion de l’un ou l’autre 🙂

Mon bullet journal, quelques mois après

lien: http://www.organisons-nous.com/bullet_journal_bilan_2_mois

Actuellement en convalescence, j’écris beaucoup moins vite et avec moins de facilité qu’auparavant. Cet article, commencé début du mois, se traîne et j’en suis navrée.

C’est donc un bilan de plusieurs mois que je vous livre aujourd’hui.

En commençant un bullet journal, ce 1er juin (sic), j’avais vu beaucoup de vidéos et lu un certain nombre d’articles sur le sujet. A l’heure actuelle, je crains de devoir avouer que je ne suis pas certaine d’avoir retenu grand-chose de toute cette documentation. Pourtant, j’avais fait une super mind-map pour intégrer un maximum de concepts.

En particulier, j’avais beaucoup réfléchi pour mettre au point mon système de key (les symboles, si la terminologie du bujo ne vous est pas familière).

Mes intentions de départ… et ce qu’elles sont devenues

J’avais commencé le bullet journal durant une semaine de vacances, au mois de juin. Je remplissais une page par jour pour garder une trace de choses aussi passionnantes, entre autres, que mes repas de la journée et la météo. Ce n’était pourtant pas trop mal parti mais une fois rentrée à la maison cela m’a beaucoup moins inspirée.

Bullet journal une page par jour

Évidemment, je disposais de beaucoup plus de temps en vacances ! J’ai laissé tombé les pages quotidiennes et ainsi (re)découvert que le cycle qui me convient le mieux, c’est la semaine.

Je me suis donc rabattue sur mes plans de semaine réalisés avec Xmind, mais en imprimant une version spéciale pour mon bullet journal. Quelque chose qu’il faudra informatiser car pour avoir plus de place par jour, je dois ajouter – à la main – des lignes vierges et ça me prend du temps.  Sur la photo on voit comment ça se présente avant que je n’ajoute des annotations.

Autre abandon : les trackers

J’avais commencé à faire des pages de suivi mais je ne m’y suis pas tenue. Sans doute parce que la page que j’avais faite, comportant des cases, était mal conçue. Il était donc impossible d’y faire entrer les informations utiles.

Sans compter le temps que ça m’a pris de tracer toutes ces lignes à la main, je peux vous dire que je l’ai fait UNE fois…

Je me suis donc rabattue sur une application Android initialement destinée à prévoir le cycle menstruel que j’ai un peu détournée. Il s’agit de Flo, et je vous la recommande chaudement. Elle mérite un article à elle seule.

Je peux y noter mes heures de sommeil, si j’ai bu du thé (dans flo, ce sont des verres d’eau mais personnellement j’essaye de remplacer le café par du thé vert),  si j’ai fait du vélo, de l’aérobic, mon poids, etc. Ce que je voulais « tracker » dans mon bullet journal, en quelque sorte.. J’ai même droit à des graphiques automatiques, que demande le peuple ?

Je pense que j’ai trouvé un bon équilibre mais est-ce que je peux encore, honnêtement, appeler ce cahier un bullet journal ?

Et pour la suite ?

Maintenant que les vacances scolaires sont terminées, je constate que je dois continuellement revoir ma façon de m’organiser. En tout cas, l’expérience a été utile.

Ce que je garde de l’expérience « bullet journal »

Le cahier Atoma format A5
Dès le début, j’avais choisi d’utiliser un cahier Atoma format A5. Repositionner les pages, même si c’est contraire à la philosophie du bujo, me permet de grouper les « projets ».
Cette terminologie à prendre au sens large. Dans mon esprit, ma santé par exemple est un projet et j’ai donc fait un intercalaire pour séparer mes rapports de rendez-vous médicaux du reste de mon cahier. Idem pour ce qui concerne la scolarité de ma fille. Je peux donc y accéder plus facilement à la demande.

Seul souci : ça déborde vite, et pas très proprement.

Le cycle « semainier »
Une double page par semaine, issue de mon plan de semaine (autrement dit « imprimée » ouh pas bien) à annoter à la main. Donc, c’est une page A4 pliée en deux que je perfore.

L’échéancier
Afin de ne pas perdre de vue les dates limite. Oui, c’est aussi quelque chose que j’imprime (merci Excel).

Les listes

check-lists, todo lists, etc… avec le système de symboles mis au point dans les premières semaines.

Bref

Bref, j’ai complètement détourné le bullet journal au point de ne pouvoir honnêtement conserver cette dénomination et j’utilise un carnet Atoma pour mieux m’organiser, en plus des outils électroniques habituels.

 

 

 

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Commencer un bullet journal ?

Lien : http://www.organisons-nous.com/commencer-un-bullet-journal

Ca y est, nous avons commencé ! Et j’espère pouvoir vous donner quelques éléments pour répondre à une des premières questions :

Y-a-t-il UNE bonne manière de commencer un Bujo ?

Lire aussi : http://www.organisons-nous.com/bullet-journal-interet-bujo/

Les bullets (ou keys ou symboles ou puces ou trucs)

C’est un *Bullet* journal (bullet = puce, comme dans « liste à puces »), il faudra donc penser dans les tout premiers temps à construire une liste de symboles (ou keys ou puces ou bullets…)
Il faut choisir et assigner un symbole (une marque, ou une puce) unique pour représenter  les tâches, les rendez-vous, les événements, les idées, les décisions… par exemple.

Il peut y avoir de nombreux symboles utilisés dans un « Bullet Journal », outre un éventuel code couleur, raison pour laquelle une des pages les plus importantes est celle qui comporte la légende.

Souvent, celle-ci est intitulée « Keys » (et décorée d’objets en rapport).
Certains codes sont plus efficaces que d’autres. On trouve des dizaines d’exemples de pages « key » sur Pinterest par exemple; l’important est que vous soyez à l’aise avec celui que vous choisissez.

En concevant la mienne, j’ai gardé à l’esprit qu’une tâche pouvait évoluer dans sa vie. Ainsi, à partir du moment où elle spawne* dans mon esprit, elle peut :

• être réalisée
• être reportée à une autre date (1)
• être délégué
• être abandonnée
• etc.

Dès lors, il faut que le symbole utilisé ne soit pas incompatible avec ces évolutions. J’ai fait simple, j’ai choisi le tiret (assez long, le tiret) lorsque je note une tâche.

<illustration : évolution des keys de tâches>

Une fois que cette page primordiale est conçue, vous pouvez passer à la suite. Dans certains Bujo, on rentre immédiatement dans le vif du sujet avec un calendrier de l’année ou du mois.

J’ai plutôt envie de réserver le début du carnet à des informations qui ne changeront normalement pas d’un jour à l’autre (dont, en premier lieu mon adresse, en cas de perte).

Le carnet

En principe, n’importe quel carnet ou cahier est censé convenir.

A l’heure actuelle, cependant, on peut noter que quelques marques surnagent parmi les innombrables bujos qui spawnent dans mon fil pinterest :

• Celle dont le nom est imprononçable et impossible à écrire, mais se termine par 1917 (à l’heure actuelle, une équipe de marketing eût été attentive à cette question);
• Rhodia et
• Atoma.
• Puis il y a tous les autres.

Dans notre petite équipe de testeurs de bujos, nous avons un carnet Rhodia taille A6, et un carnet « distributeur » provenant de chez Cultura, taille presque A5. Leur particularité ? ils ne sont ni lignés ni quadrillés mais leurs pages sont constellées de points disposés à intervalles de 0.5 cm (il faudrait que je fasse des photos en mode macro pour vous montrer). C’est très beau, très ergonomique, très pratique, très cher, et très à la mode.

Personnellement, il me plait de me définir comme pragmatique, j’ai donc choisi un Atoma (c’est une marque belge, apparue en 1948, dont la particularité est d’offrir des feuilles repositionnables mais facilement, bien quoi). J’en utilise depuis plus de 20 ans, j’en suis folle, et à l’heure actuelle je me réjouis de l’apparition de multiples clones (notamment chez Delhaize et Action, mais peut-être pas en France).

Et je me suis offert une perforatrice ! Le monde est à moi ! Je narguerai les créateurs de bujos qui n’ont pas eu la chance ou la présence d’esprit d’envisager cette solution dans un article à part (ou pas).

Quoi d’autre dans mon bullet journal ?

J’ai passé un certain temps à identifier, pendant quelques semaines, les pertes de temps qui m’avaient ralentie dans ma journée, tout en tentant d’en analyser la cause.  C’est quelque chose qu’il est bon de relire (très) régulièrement.  Une référence, dirons-nous.

Dans mon bullet journal, ce serait une page facile d’accès, afin que je n’oublie pas de m’y référer.

Ci-dessus : l’arbre des questions que je me pose en fin de semaine, pour en faire le suivi dans mon bujo

J’ai aussi quelques projets à plus long terme, dont l’alimentation de ce blog bien entendu. La liste de ces activités ne remplit pas une page. Mais je pourrais en ajouter ou en abandonner.

J’ai donc cité :

• la page de Keys
• les informations personnelles
• les calendriers
• les échéanciers
• les référence
• les projets

J’aimerais détailler

• les trackers et si besoin est,
• les échéanciers

Le bullet journal est une source intarissable d’inspiration, comme vous le voyez.

Notes :

(*) Spawner est un anglicisme appris de mes ados. Je pense que le mot illustre mieux ce qui se passe dans ma tête lorsque j’ai une nouvelle idée, laquelle spawne donc, tel un dracolosse au coin de la rue, alors qu’avant elle se contentait d’apparaître

(1) Une tâche reportée devrait selon toute logique être reportée dans un échéancier.  J’en ai fait un, mais je l’imprime avant de le perforer et de l’insérer dans mon bujo, car celui-ci est un cahier Atoma A5.

 

Bullet journal : quel est l’intérêt d’un « Bujo » ?

Lien : http://www.organisons-nous.com/bullet-journal-interet-bujo/

Avez-vous déjà entendu parler du « bullet journal » ? Vu des épingles intitulées « Bujo » ?

Bien que je vive dans une bulle à l’abri de l’extérieur où plus rien ne semble pourtant m’atteindre depuis deux ans, cette méthode a réussi à attirer mon attention.

Il existe déjà sur l’internet un nombre important de descriptions, de tutoriels, de guides pour les débutants qui permettront de répondre aux questions les plus fréquentes.

Les accros de l’organisation (où se recrutent les « early adopters » de la méthode) qui ont déjà commencé leur Bullet Journal échangent leurs trucs, leurs keys, leurs icônes ou leurs bullets, leur hacks et bien entendu leurs conseils sur Youtube, Pinterest, WordPress…

Ci-dessus un exemple de page « Keys » : on y trouve les îcônes, qui vont servir de bullets dans le journal, ainsi que le code couleur adopté.
Dans les prochains jours, je remplacerai l’image par ma propre page « Key » avec mes symboles à moi, mûrement réfléchis

C’est à celui ou celle qui montrera le BuJo le plus efficace, le mieux décoré, …et certains sont effectivement de réelles œuvres d’art.

Depuis quelques semaines, je me pose des questions sur l’intérêt de commencer un bullet journal.  En 2000, je gérais tout dans un agenda filofax que j’avais eu la bonne idée de marier à la perforatrice de la marque.

Dès que cela a été possible, j’ai adopté les agendas électroniques.

Il y a quelques années, je postais un de mes premiers articles vantant les mérites d’un petit carnet à emporter partout.  Pour ensuite tester Evernote.

Au travers de ces aller-retours technologiques, je constate que les besoins sont toujours les mêmes :

• Gagner en efficacité,
• Gérer son temps,
• Se voir progresser,
• Ne rien oublier…

et si possible sans se disperser.

Qu’est-ce qu’un Bullet Journal ?

Je ne vous cacherai pas que ma première réaction, face à ces carnets entièrement réalisés à  la main, a été la perplexité.  Nous sommes à l’heure d’Evernote, des smartphones qui permettent de croiser vos todo-lists avec votre calendrier, des agendas qui vous encouragent à faire du sport, des coaches Android qui vous entraînent à adopter et respecter des routines pour être en forme, bien dormir… (de manière générale, vous pouvez aussi indiquer dans vos routines ‘lave-vaisselle‘ pour penser à le faire tourner pendant la nuit, durant les heures creuses).

Pourquoi revenir au cahier écrit à la main ? N’est-ce pas une perte de temps phénoménale ?

Oui, parce que c’est l’essence du bullet journal.  Pour commencer, il vous faudra un support (un cahier, un carnet, voire un classeur… OSEF) et de quoi écrire (il semble qu’un simple stylo noir suffise largement, ici aussi ce n’est pas le plus important).
Le reste, entendez par là l’usage de masking tape, de washi tape, les dessins,… n’est pas indispensable.

Éventuellement, on pourra parler de décoration facilitant l’organisation.

A quoi sert un Bullet Journal ?

Regarder des vidéos d’adeptes du bullet journal m’a fait comprendre que l’usage d’un et d’un seul cahier leur permettait de tout regrouper sur un seul support :
– leur agenda, planning, le planning des examens de leurs enfants…
– les listes de courses
– tous les petits papiers où l’on note vite fait, une adresse ou le nom d’un magasin, voire un rendez-vous
–  etc.

Ca me rappelle la description de mon carnet Atoma (2010): « Qu’est-ce que j’y mets ? Tout.  Ça remplace les post-its qu’on colle partout, les petits papiers sur lesquels on note les n° de téléphone, ou les dates de rendez-vous, les listes de courses, tous les trucs auxquels il faut penser« .

Que trouve-t-on dans un Bullet Journal ?

La plupart des bujos regroupent :
– un agenda
– des listes (il y a souvent beaucoup de listes dans un bujo), telles que :

• liste de résolutions
• liste d’objectifs
• to-do lists
• pile de livre (autrement dit, une liste de livres à lire)
• films à voir
• journal de gratitude

Aucune de celles-ci n’est indispensable, un grand intérêt du bujo étant sa souplesse. Vous choisissez ce dont vous avez besoin ou envie, et VOUS oubliez le reste.
– des calendriers, annuel et/ou mensuels
– les trackers : une vue, souvent mensuelle, des jours où vous avez fait quelque chose (du sport, par exemple).  Ainsi, d’un coup d’oeil, vous pouvez évaluer votre courage du mois.
– la légende (ou key page) comportant les symboles utilisés, avec éventuellement le code couleur.
– et le plus important : l’index !

Les pages sont numérotées par vos soins sauf si vous achetez une marque dont je ne citerai pas le nom, dont nous fêtons cette année le centenaire.

Le prochain article permettra de découvrir une ou deux bonnes manières de commencer un #Bujo.   En effet, j’ai trouvé deux personnes disposées à commencer en même temps que moi, on pourra comparer l’état de nos réflexions voire quelques pages de début de journal.

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Gérer son temps en mind mapping : niveau 3 (ou version 2016)

Lien :  http://www.organisons-nous.com/gerer-son-temps-en-mind-mapping-niveau-3

Cet article a deux prédécesseurs : http://www.organisons-nous.com/gerer-son-temps-en-mind-mapping-avec-la-gtd/, paru en février 2012 et de http://www.organisons-nous.com/gerer-son-temps-en-mind-mapping-suite, version revisitée en 2013.

Questions abordées :

• Pourquoi utiliser un logiciel de mind mapping pour gérer son planning de la semaine ou son horaire scolaire ?
• Quel est l’intérêt d’adopter une gestion des tâches à effectuer en fonction du contexte ?
• Est-il possible d’étendre les fonctionnalités de Xmind ?

Je n’ai pas encore trouvé mieux que Xmind pour organiser mes semaines et depuis quatre ans, je l’utilise du lundi au dimanche pour planifier les tâches à exécuter, les rendez-vous, etc.  En interaction avec Google Calendar depuis deux ans environ.

Par rapport à un planning « classique », habituellement présenté sous forme de tableau, comme par exemple celui que l’école remet aux enfants au début de l’année scolaire pour qu’ils aient une vue d’ensemble de leur horaire, j’ai relevé les avantages suivants :

Plus d’espace pour une vue d’ensemble de la semaine

Le premier exemple vous sera certainement familier si vous avez des enfants assez grands pour être soumis à un horaire de cours.  Dans ce cas, ceux-ci ont certainement reçu quelque chose qui ressemble à ceci :

1. horaire scolaire classique

Il est à peu près impossible d’ajouter à cette grille une activité qui se déroulerait durant l’heure de table, des projets personnels, des travaux à effectuer…

Le même horaire exprimé sous forme de mind map pourrait se présenter ainsi :

2. horaire de cours sous forme de mind map

Les avantages d’une mind map sur un tableau sont les suivants :

La possibilité d’insérer des tâches à n’importe quel endroit sans remettre en cause l’ordonnancement existant. Par exemple, l’animation d’une émission de radio durant le temps de midi du vendredi.

Un sujet (topic) plus personnel, pour prendre en compte les projets de notre étudiante, qui outre les blogs auxquels elle contribue, écrit deux roman.

Les liens vers des documents, vers  d’autres maps, ou vers le web

La possibilité de changer la présentation à tout moment

3. horaire sous forme tableau avec xmind

4. autre présentation du planning

L’ajout incroyablement facile d’attributs visuels… Par exemple des flèches (liens dans la terminologie Xmind) pour, dans notre exemple, lier le travail scolaire à la leçon au cours de laquelle il sera exploité.

La possibilité de séparer les domaines

Mon planning personnel est organisé avec à  gauche, le contexte, à droite les jours de la semaine.  Je peux aussi avoir d’une part les topics relevant du domaine privé et d’autre part ceux qui relèvent du domaine professionnel. Ici, nous avons en haut les projets -personnels- et en bas l’horaire scolaire.

5 séparation projets personnels et horaire scolaire

Une vision contextuelle des tâches à effectuer

Tout en liant  celles-ci à mon emploi du temps.  Par exemple, je dois aller en ville  pour un rendez-vous. Avec une gestion contextuelle des tâches à accomplir, je peux lier mon déplacement avec une course dans le même quartier. Restituer les livre empruntés à la bibliothèque.

Autre exemple : noter les points à aborder avec mon chéri m’amène à ne pas perdre de vue les décisions à prendre en commun et les sujets à aborder : apprendre les échecs aux enfants, confirmer notre présence au mariage de Suzanne, valider les menus de la semaine…

6. gestion du temps par contexte. Notez les icônes (ou marqueurs) qui accompagnent les sujets.

Une approche visuelle

J’ai expliqué dans l’article « Gérer son temps – niveau 2 » l’utilité des marqueurs, ces icônes qui peuvent précéder un topic (ou, si vous n’avez pas l’habitude de  la terminologie du mind mapping, une bulle). Mais ce n’est pas tout.  Vous pouvez aussi ajouter des images comme des photos, des dessins… afin de rendre la carte plus attractive, plus facile à mémoriser, plus compréhensible…  Avec la version 7.5 de Xmind, le nombre de marqueurs a explosé, ajoutant à la bibliothèque personnelle que vous vous êtes créée des possibilités défiant l’imagination.

Autre fonctionnalité utile : la possibilité d’utiliser des couleurs à peu près pour tout (les bulles, les lignes, le texte, le fond de page, etc.). Si avec ça votre carte n’a pas d’allure, c’est que votre sens visuel est réduit à peu de choses. Et si vous avez des goûts de bébés chiens femelles, il existe nombre de templates ou modèles que vous pouvez appliquer à votre carte heuristique.

L’alimentation automatique

(ou le paragraphe technique destiné aux vrais geeks)

Évidemment, tout le monde n’a pas la chance d’être ou de connaître un ou une experte de la programmation, mais il peut être utile de savoir que les fichiers Xmind peuvent être créés ou modifiés via l’API du logiciel.  En 2015, je générais automatiquement mes plans de semaine grâce à une application écrite en Python.  Maintenant, j’attends une version encore plus puissante, faisant appel à NodeJS.

A quoi ça sert ?

Depuis quelques temps maintenant, j’utilise un smartphone pour encoder mes rendez-vous dans Google Agenda.  Avant de croiser le chemin d’un homme aussi beau qu’intelligent, je recopiais mon agenda dans le plan de la semaine à venir, créé chaque dimanche soir par copier / coller d’un fichier vide, celui-ci me servant de modèle de base.

Certains hommes offrent des fleurs, le mien a écrit une application qui, à l’heure actuelle :

• Crée le semainier vierge depuis le modèle, en mettant les dates à jour.
• Enregistre le fichier selon mon heuristique « 2016_semaine_31_aout ».
• Va chercher automatiquement le contenu de mon agenda Google et ajoute son contenu au jour prévu mais aussi vérifie si c’est le matin ou l’après-midi
• Crée un lien vers la semaine précédente
• Crée un bouton qui m’envoie par mail une image de mon planning afin que je n’aie rien à faire pour avoir celui-ci avec moi sur ma tablette et mon smartphone.

Ça vaut quelques bouquets de roses rouges, ça, non ?

 

Espérant vous avoir donné quelques pistes pour vous aider à mieux gérer votre temps, je vous annonce déjà que le prochain article vous permettra d’en gagner.  N’hésitez pas à vous abonner à la page Facebook d’Organisons-nous.com pour ne pas rater sa publication.

[coup de gueu1e] Au passage, je remercie Google d’avoir stoppé le service d’hébergement d’images Picasaweb. Le genre de découverte qui illumine une journée  [/coup de gueu1e]

 

 

La procrastination (partie 1)

Lien : http://www.organisons-nous.com/la-procrastination-definition

En 2011, une amie m’a demandé de prendre en charge l’écriture d’un texte consacré à la procrastination. Vu qu’à l’époque, je pouvais en mon âme et conscience déclarer : « Procrastination ? Mais je ne suis pas concernée ! », la première mouture de ce texte fait partie des articles dont je suis le moins fière.

Et pour ajouter à ma disgrâce, il était destiné à faire partie d’un ouvrage collectif imprimé sur du vrai papier (ça, ça fait vraiment sérieux quand même !), par un éditeur reconnu, etc. J’espère que la personne chargée de la compilation a décidé de l’écarter. Je n’ai même pas eu le courage de vérifier en recevant mes exemplaires d’auteur.

Je l’ai déterré dans l’espoir – qui fut à mon avis déçu – d’aider une autre amie à collationner des photos pour les rassembler en un bel album à diffuser au sein de sa famille. Elle devait fournir les images à un cousin pour l’étape suivante et malgré un délai très court (deux jours), n’arrivait pas « à s’y mettre », comme on dit.

Définition

Une bonne définition de la procrastination pourrait être la suivante : « Procrastiner, c’est substituer à des tâches prioritaires d’autres qui sont inutiles, voire contre-productives, et qui retardent l’exécution des actions qui doivent être effectuées. »

Sans vous donner d’exemples concrets tirés de l’état de mon bureau, ce que je trouverais trop déprimant, vous pouvez dire que la procrastination se met en place dès que n’importe quelle action devient plus attractive que la tâche que vous devez effectuer.

Si vous avez à l’esprit ou sous les yeux une boîte aux lettres à repeindre, des factures à encoder, des formulaires à compléter et que vous faites quoi que ce soit, n’importe quoi, qui peut être classé dans la catégorie inutile ou qui n’apparaît pas sur votre liste d’objectifs à court terme, vous comprenez parfaitement ce qu’est la procrastination. C’est ça :

• – Vous faire un café pour vous motiver à payer les factures. Le temps de revenir avec votre tasse, vous avez préféré balayer la cuisine…
• – Surfer sur le site de la BBC pour apprendre comment réaliser des toasts aux pleurotes au Taleggio (leurs émissions culinaires sont extraordinaire) alors que les factures de carte de crédit à classer et vérifier s’entassent à votre droite.
• – Faire des maths avec votre fille en évitant ainsi de rappeler votre sœur qui a certainement encore un service à vous demander (elle ne téléphone jamais que pour cette raison !) mais qui pourrait aussi avoir des nouvelles de votre père, âgé et malade.

Ces exemples sont volontairement choisis pour ne pas être notés sur la listes des choses qui doivent être faites dans un délai court ou bien défini. Ces tâches sont incontestablement utiles mais pas autant que terminer de repeindre la boîte aux lettres (une moitié rouge foncé, une moitié verte. Original.) ou s’occuper des factures et formulaires.

La procrastination c’est donc remettre à plus tard des tâches importantes.

Depuis les quatre dernières années, ma vie est devenue considérablement moins facile et je crains d’avoir beaucoup perdu en organisation, en gestion du temps… et j’ai constaté avec horreur que je m’étais mise, moi aussi, à procrastiner certaines tâches.

Chez moi, c’est principalement le courrier imprimé qui souffre. En particulier s’il y a des formulaires à remplir ou si la lettre émane d’une administration. Dans les deux cas, je devrai me débattre avec un document incompréhensible potentiellement source d’ennuis.

Ma stratégie – que je ne vous recommande pas – a longtemps été la suivante : déposer le courrier bien en vue sur mon bureau, avec la promesse faite à moi-même de m’en occuper dès que…

Évidemment, le retour de bâton ne s’est pas fait attendre :

• Perte d’argent pour cause de facture non contestée ou payée / formulaire non rempli
• Déception d’amies à qui je n’ai jamais retourné leurs vœux
• Courroux d’une tante qui attend toujours mes condoléances, d’autant plus que je n’ai pas assisté aux obsèques
• Convocation non honorée dans une administration

Bref, en gros, les conséquences principales sont de deux type : perte d’estime (de soi ou des autres) ou perte d’argent.

Dans la première version j’avais fait une liste de ce qui peut provoquer ou aggraver la procrastination :

Les facteurs aggravants

– un manque de motivation surtout si des activités plus tentantes sont présentes.

– des objectifs irréalistes, ou dont l’importance est sous-estimée

– des échéances floues qui n’incitent pas à agir, des difficultés à évaluer la durée d’une tâche, ou une tendance à la sous-estimer

• une mauvaise perception des obstacles (en particulier la sous-estimation du temps perdu)
•  un système complexe (ex: administrations)

Or la première chose à faire lorsque l’on se fixe un but, c’est précisément de déterminer les bénéfices versus inconvénients, d’avoir des objectifs précis avec une échéance claire et divisés en tâches secondaires dont la réalisation a également été prévue. On ne devrait pas se lancer dans un chantier dont on sous-estime la complexité.

Souvent le problème se trouve dans l’évaluation. Il produit un décalage entre l’objectif et la capacité de réalisation et finalement du découragement.

Le syndrome de l’étudiant est une forme particulièrement documentée de procrastination. Les personnes dont le travail va être évalué, sont particulièrement touchées, surtout si elles sont perfectionnistes.

En outre, la procrastination frappe particulièrement les personnes atteintes de TDA/H du fait de leur faible capacité à filtrer les stimuli distrayants.

Il est donc important de construire un plan et donner des priorités, puis de voir comment respecter ceux-ci.

Selon votre tendance à être plutôt trop détendu ou plutôt anxieux face aux échéances, certaines stratégies proposées dans le prochain article seront plus adaptées.

Evernote, une application en cours de découverte

Lien : http://www.organisons-nous.com/evernote-decouverte

La recherche de l’efficacité est une véritable obsession pour moi et à ce titre, je poursuis mes lectures et recherches dans les domaines de l’organisation, du mind mappind et de la méthode GTD (Getting Thinks Done).

Des préoccupations personnelles ont malheureusement pris une ampleur que je n’imaginais pas ces deux dernière années et cela s’est particulièrement marqué au niveau de la fréquence des articles publiés sur www.organisons-nous.com.
Vu les enjeux que ce blog représente à mes yeux (en particulier, me permettre d’être mieux organisée pour mieux profiter de mon temps et de mes ressources en général), j’ai pris la résolution de consacrer à nouveau une certaine énergie à rédiger des articles qui je l’espère, seront utiles à quiconque souhaite mieux s’organiser.  Fin des prolégomènes.

Suite à un message posté sur la page Facebook (à laquelle je vous suggère de vous abonner pour ne manquer aucune publication, car j’y publie parfois des statuts que j’espère intéressants), j’en suis venue à entendre mentionner l’application Evernote (c’était quand même en 2013… euh…)

Puis, dans les menus de Xmind (mon application de mind mapping préférée depuis que j’ai du faire mon deuil du regretté ThinkGraph), j’ai vu qu’il était possible d’intégrer les deux (Xmind et Evernote en l’occurrence).

Il ne m’en a pas fallu plus pour télécharger l’application sur Android.

De premier abord, malgré un tutorial de mise en route et des conseils plutôt bien conçus, j’ai eu du mal à accrocher à Evernote.
Les astuces en particulier, qu’on peut consulter dans l’interface, recèlent d’idées intéressantes.

Mais l’idée la plus précieuse de toutes, c’est d’utiliser Evernote comme bac d’entrée ou inbox tel que défini dans la méthode de David Allen(Getting Thinks Done ou GTD pour ne pas la nommer).

Dans la GTD, ce qui m’a toujours posé problème, c’est justement le bac de réception, dans lequel l’utilisateur est censé placer tout ce qui arrive (courrier, emails, informations provenant de l’école, commandes, que sais-je encore ?).

J’ai essayé le classique bac à courrier (qui s’est mis immédiatement à déborder).  Le tableau blanc magnétique (il y a tellement de papiers superposés sous mes aimants qu’on ne voit absolument plus rien ! Pire, les documents tombent).  J’ai défini l’entièreté de ma table de travail comme bac d’entrée (la plus mauvaise idée de toutes).  J’ai aussi essayé de m’envoyer des emails avec ce que je prévoyais de faire (raté, j’en reçois tellement que je ne les lis plus). Bref, je suis allée d’échecs en déception jusqu’à ce que je trouve un excellent article (que je cherche désespérément depuis 20 minutes, preuve qu’en matière d’organisation je dois encore m’améliorer !) expliquant, pour un faire un résumé plus que succinct, qu’Evernote pouvait être LA boîte de réception par excellence.

La boîte de réception, dans la méthode “Getting Things Done” de David Allen est l’endroit central où sont listés toutes les choses à faire, d’un point de vue professionel ou personnel.

Evernote sur tablette ou smartphone s’y prête particulièrement : je peux prendre note de quelque chose qui me vient à l’esprit tout simplement en le dictant ou en l’écrivant (avec une échéance si nécessaire), je peux prendre une photo d’un document, je peux forwarder un mail via l’adresse qui est générée lors de la création de mon compte.  Il y a aussi Evernote web clipper que je découvre à peine.

En deux semaines, j’ai installé tout ce que j’ai pu : l’application tablette, l’application smartphone, le client desktop (il m’a donné un peu plus de fil à retordre, celui-là !) et il y a également moyen d’utiliser Evernote via le web. Sur la tablette j’ai aussi un widget mais je ne suis pas certaine de bien l’utiliser.

Malgré tout ce que je découvre de positif, je reste attachée au principe du mind mapping et de l’arborescence.

Les notes, qui apparaissent sous forme de liste ou sont regroupées en carnets de notes (que l’on peut partager mais qui ne peuvent pas être imbriqués ce qui me frustre énormément) ne me satisfont pas entièrement.
Il me plairait également de pouvoir gérer les rappels dans mon agenda Google mais soit je n ‘ai pas trouvé comment il fallait procéder soit ce n’est pas possible.

Quoi qu’il en soit, Evernote est pour moi, en ce moment, une application à suivre.

Télécharger un fichier sur WordPress

Lien  : http://www.organisons-nous.com/telecharger-un-fichier-sur-wordpress

Je ne suis pas la seule à héberger sur WordPress des fichiers dont le type n’est pas pris en compte (oh la mauvaise ! Qu’on me lapide ! Barbie me punira.)

Voici les types de fichiers que je peux mettre à disposition :  jpg, jpeg, png, gif, pdf, doc, ppt, odt, pptx, docx, pps, ppsx, xls, xlsx => les autres ne sont pas acceptés.

La solution ?

Contourner bien sûr ! ou plutôt doter un fichier de type xmind (par exemple) une extension de type XLS (excel, quoi).

Et pour le récupérer ?

1. Cliquez sur le lien avec le bouton droit de votre souris

Pour télécharger le fichier attaché cliquez avec le bouton droit de votre souris

2. Changez le type de fichier  dans la boîte de dialogue (remplacer type : XLS par type : tous les fichiers)

changer le type de fichiers dans la boîte de dialogue

3.Editer le nom du fichier (F2) :

1. effacer .XLS
2. le nouveau nom de fichier doit se terminer par .XMIND

Si vous avez loupé l’étape 2, vous pourrez faire ce que vous voulez, ça ne marchera pas (ou en tout cas, c’est mal barré).

Editer le nom du fichier :
1. effacer .XLS
2. doit se terminer par .XMIND

4. Vous enregistrez le fichier à l’emplacement de votre choix.
5. Et vous contrôlez visuellement : voici les icônes cohérentes :

renommé en 00_2013_plan_de_semaine.xmind

Gérer son temps en mind mapping : niveau 2

Lien :  http://www.organisons-nous.com/gerer-son-temps-en-mind-mapping-suite

Cet article est la suite de celui-ci : Gérer son temps en mind mapping avec la GTD , paru en février 2012.  Je vous recommande donc d’en prendre connaissance avant de lire celui-ci.

Donc, cela fait un peu plus d’un an que je gère mes tâches à effectuer avec Xmind, logiciel très sympa et convivial de cartes heuristiques (ça fait plus intellectuel de parler de cartes heuristiques que de mind mapping 😀 ) d’abord parce que je peux tout encoder à la vitesse de l’éclair, ensuite parce qu’il est facile à utiliser, livré avec un mode d’emploi sous forme de carte ce qui est très cohérent, enfin parce que le format qu’il supporte peut être lu par freemind sur mes appareil androïd (tablette et smartphone).

Comment travailler efficacement avec ces cartes heuristiques de gestion du temps ?

Depuis la première version de mes mindmaps, j’ai pensé à quelques améliorations.

le nom du fichier (conditionné par le titre de la carte) :

plutôt que « semaine du 1er janvier », je suis passée (dès les premiers jours de l’année 2013) à quelque chose du genre « Semaine 10-4 mars.xmind »; ainsi les cartes sont plus faciles à trier.  En effet, je ne peux pas les trier sur base de la date du fichier puisqu’il m’arrive de les reprendre pour vérifier que tout a bien été réalisé.

la vérification systématique

des cartes terminées. Une ou deux fois par semaine, je reprends des anciennes cartes et je vérifie que tout a bien été coché comme terminé.  Car, maintenant, je travaille avec une fonctionnalité bien utile de ces logiciels de min mapping :

les marqueurs

Par défaut, Xmind est livré avec une bibliothèque de marqueurs standard (les autres logiciels aussi, je crois).  Parmi ceux-ci, deux types très utiles : la priorité et l’état d’avancement.

Donc, en reprenant les fichiers des semaines précédentes, je m’assure que toutes les tâches dont la priorité est relativement élevée (1 ou 2) sont terminées à 100%.

C’est le cas du tri de mes draps de lit, comme vous pouvez voir.

Les catégories « contextuelles »

Plus pratiques que de se référer à un gros fichier général (qui peut cependant exister et dans lequel on peut puiser), j’ai à présent pour chaque semaine trois catégories dans lesquelles je note les actions suivantes :

• voir avec … : le plus souvent mon mari mais cela pourrait être un collègue, la baby-sitter, etc.
• la semaine prochaine : qui est apparue quand je me suis rendu compte :
  • qu’il était déprimant de mettre tout ce qu’il restait à faire dans la semaine les derniers jours de celle-ci
  • mais que de ne pas le noter équivalait à oublier
  • et que déjà créer le fichier de la semaine suivante était une horrible invitation à la procrastination
• et enfin, les courses, selon le magasin, car il est rare que je puisse prévoir à l’avance à quel moment j’aurai l’occasion de passer

Enfin, le modèle

une semaine vierge, que je recopie d’une semaine à l’autre, en prenant soin de ne pas écraser le fichier d’origine.

00_2013_plan_de_semaine.xmind à télécharger [comment ?]  (déguisé en fichier excel)

ou à télécharger ici : http://www.biggerplate.com/mindmaps/lOcARL05/mod-232-le-de-plan-de-semaine-vierge